公务员面试：如何组织一场成功的会议

公务员考试面试，计划与组织协调题之会议类题的答题要点：

会议的目的、意义

会议的人员

会议的人员涉及会议的参与者、会议的组织者。

1）在会议的组织者方面，小型的会议可设置专人专岗，大型的会议可分设会务组、后勤组、安保组、接待组等，不同的分组有着明确的分工。

2）其中，会议中的主持人起到缓和气氛，掌控会议进程的重要作用。

会议的内容

会议的内容方面可划分为会议的策划（会议的准备、会议的分工）、会议的执行。

会议的结束总结

1）总结形成文字备案；

2）也可提供关于本次会议的纪念礼品，赠送给所有的与会者，并有礼仪人员欢送与会者立场。

公务员面试各类题的作答思路、解法及技巧或参考四川省公务员（面试）阅读资料整理。

监理工程组织协调可采用方法：

（1）会议协调法

会议协调法是建设工程监理中最常用的一种协调方法，实践中常用的会议协调法包括第一次工地会议、监理例会、专业性监理会议等。

1)第一次工地会议

第一次工地会议是建设工程尚未全面展开前，履约各方相互认识、确定联络方式的会议，也是检查开工前各项准备工作是否就绪并明确监理程序的会议。

会议由建设单位主持召开。监理单位和总承包单位的授权代表参加，也可邀请分包单位参加，必要时邀请有关设计单位人员参加。

2)监理例会

①监理例会是由总监理工程师主持，研究施工中出现的计划、进度、质量及工程款支付等问题的工地会议。

②监理例会应当定期召开，宜每周召开一次。

③参加人包括：项目总监理工程师（也可为总监理工程师代表）、其他有关监理人员、承包商项目经理、承包单位其他有关人员。需要时，还可邀请其他有关单位代表参加。

④会议的主要议题如下：a.对上次会议存在问题的解决和纪要的执行情况进行检查；b.工程进展情况；c.对下月（或下周）的进度预测；d.施工单位投入的人力、设备情况；e.施工质量、加工订货、材料的质量与供应情况；f.有关协调问题；g.索赔及工程款支付；h.质量问题处理措施。

⑤会议纪要

会议纪要由项目监理工程师机构起草，经与会各方签认，然后分发给有关单位。会议记录内容如下：a.会议地点及时间；b.出席者姓名、职务及他们代表的单位；c.会议中发言者的姓名及所发表的主要内容；d.决定事项；e.诸事项分别由何人何时执行。

3)专业性监理会议

根据需要组织召开一些专业性协调会议，由授权的监理工程师主持会议。

（2）交谈协调法

无论是内部协调还是外部协调，这种方法使用频率都是相当高的。其作用在于：

1)保持信息畅通。由于交谈本身没有合同效力及其方便性和及时性，所以建设工程参与各方之间及监理机构内部都愿意采用这一方法进行。

2)寻求协作和帮助。在寻求别人帮助和协作时，往往要及时了解对方的反应和意见，以便采取相应的对策。另外，相对于书面寻求协作，人们更难于拒绝面对面的请求。因此，采用交谈方式请求协作和帮助比采用书面方法实现的可能性要大。

3)及时地发布工程指令。在实践中，监理工程师一般都采用交谈方式先发布口头指令，这样，一方面可以使对方及时地执行指令，另一方面可以和对方进行交流，了解对方是否正确理解了指令。随后，再以书面形式加以确认。

（3）书面协调法

当会议或者交谈不方便或不需要时，或者需要精确地表达自己意见时，就会用到书面协调的方法。书面协调方法的特点是具有合同效力，一般常用于以下几方面：

1)不需双方直接交流的书面报告、报表、指令和通知等。

2)需要以书面形式向各方提供详细信息和情况通报的报告、信函和备忘录等。

3)事后对会议记录、交谈内容或口头指令的书面确认。

（4）访问协调法

访问法主要用于外部协调中，有走访和邀访两种形式。走访是指监理工程师在建设工程施工前或施工过程中，对与工程施工有关的各政府部门、公共事业机构、新闻媒介或工程毗邻单位等进行访问，向他们解释工程的情况，了解他们的意见。邀访是指监理工程师邀请上述各单位（包括业主）代表到施工现场对工程进行指导性巡视，了解现场工作。因为在多数情况下，这些有关方面并不了解工程，不清楚现场的实际情况，如果进行一些不恰当的干预，会对工程产生不利影响。这个时候，采用访问法可能是一个相当有效的协调方法。

（5）情况介绍法

情况介绍法通常与其他协调方法是紧密结合在一起的，它可能是在一次会议前，或是一次交谈前，或是一次走访或邀访前的向对方进行的情况介绍。形式上主要是口头的，有时也伴有书面的。介绍往往作为其他协调的引导，目的是使别人首先了解情况。因此，监理工程师应重视任何场合下的每一次介绍，要使别人能够理解你介绍的内容、问题和困难、你想得到的协助等。

总之，组织协调是一种管理艺术和技巧，监理工程师尤其是总监理工程师需要掌握领导科学、心理学、行为科学方面的知识和技能，如激励、交际、表扬和批评的艺术、开会的艺术、谈话的艺术、谈判的技巧等等。只有这样，监理工程师才能进行有效的协调。