如何很好地组织一场会议

一、会前准备

1、明确会议预算、会议标准、会议目的、会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议议程。

会议预算：以公司规定为准

会议标准：会议场地的档次；经济性的要求，譬如宴会多少钱一桌，茶歇多少钱一份；与会人数控制在多少人之内。

会议目的：一定要明确，开会是为了做成哪几件事，比如会议要讨论什么，现场能解决什么，会后要贯彻的事项等等。

会议时间：根据公司高层的时间安排、适当考虑周六、日。

会议地点：会议性质不同，地点选择也不同，比如新品发布会选择在民生艺术馆、名校会堂等，储备经理和经理例会选择在风景点、渡假村等，核心经销商会议选择在高星级酒店、体育馆等，月度例会、区域导购员会议设在办事处等。

会议筹备人员还需要了解会议室的通风、异味、风水，会议室大小、会议桌椅安排（前后排足够大的空隙）、领导座位安排（一定有要电源接口）、投影仪、讲台、话筒、水牌、条幅位置、卫生间、茶休活动空间、会议指示牌、餐厅指示牌等信息。

在会议地点确定后，还需在会议通知里附上酒店位置简图，注明离飞机场、火车站、汽车站、地铁站多远，各具体路线都是什么。

与会人员：提前联系参会者，确认参会者的名单，在表格中注明参会者的单位、姓名、****、前来参会的交通方式、是否吃饭住宿，需要派车接待的提前安排车辆，需要住宿的提前安排住宿，需要吃饭的提前订餐，并做到不到最后一刻不放弃电话统计。建议给与会者发送有公司高层电子签名的邀请函。

会议议题：紧扣会议目的，让会议在充分讨论中达成同识。

会议议程：不到最后一刻不放弃修改的可能性，会议主持人必须具备优秀的时间控场能力。

2、会务组的安排

会务组人员确认、分工

组长负责统筹、公司高层接机、陪同；

组员1负责物料准备：条幅制作、拱门、雨伞、水果、茶点、笔记本、笔、酒水采购、卫生急救箱；

组员2负责签到、发放资料、房卡、餐券、收取房卡押金、大堂雨伞；

组员3负责会议室；

组员4负责餐饮、娱乐；

组员5机动备用。

建议筹备期每天开20分钟碰头会，会议前1天上下午各开30分沟通会。信息一定要互通，让每一个组员了解会议进行的动态进展，各自任务。大型会务可以在会议现场租用对讲机。

二、会议进行

1、组员1条幅等全部落实、组员4点菜、桌数等全部落实。

2、组员2要事前清楚人员是否有变更，特别是性别变换；房间是否可以事前安排，入住人是否同意您的安排；人员什么时候到达，部分人员可能会议早上来，就可省去报到晚的房费；与会人是否带了家属；与会人是否多来人等，为了了解与会人员是否会议中途退房走人，可以要求他们交100元房卡押金。

3、报到签名时，通知与会人晚餐时间、晚餐地点、会议地点。

4、晚餐时组员4必须在场，根据“先到先入席，满桌就开餐”原则，另外预备1桌在包间，以备公司高层用餐。

5、当晚组员3必须再调试一次话筒、投影仪，让领导高层再一次检核，问此布置妥否。

6、组员4根据报道晚餐情况，初定会议当天的进餐坐位。

7、会议最后一顿晚餐可开怀畅饮，建议设置“总裁荣誉宴”，邀请核心经销商与公司高层用餐。

8、酒店消费签单权只限1人，最多不超过2人。

9、会议中发放礼品调节气氛活跃度（礼品要求精美小巧、本地特色、实用性强）。

三、会议结束

1、建议会议第一天午餐前合影留念，建议安排基层优秀员工或经销商与公司高层同座合影。

2、退房、退卡、退押金、谈赔偿、结尾款。

3、凭有效发票、刷卡水单、会议签收表、会议现场相片、费用预算对比表、会议总结报告和审批流程核销。

亚洲大酒店-亚洲会堂

综上所述，准备工作的到位，妥善的分工和完美细节的支持才能造就一场高效、成功的会议。

工作中经常会遇到一些事，是需要少数几个人来快速讨论，并马上得出一个结果的，这个时候就需要组织一个小型会议了。

小型会议是要求短时间内就要得出结果的，所以讨论过程中不能偏离主题，需要快速找出关键点。想要达到这个效果，可以使用思维导图来进行，只需要三个步骤。

首先要确定这次小型会议的议题，要解决的问题是什么，一次会议顶多不要超过3个。每个议题都需要单独一张思维导图，有3个问题，那就需要三张思维导图。

比如，现在公司要组织一次员工团建活动，但是这个时间到底是周末还是工作日，确定不下来。现在再不确定，后面的车辆安排等工作就无法进行了，所以需要组织相关人员，马上做出一个决定。

所以，第一步先在中心位置画个圈，写上团建时间。问题明确了，然后才能围绕这个问题来展开解决。

围绕中心主题画四个分支，分支上分别写上背景，对象，过程和结果。

背景是要明确一下，为什么要做这样一件事，目的先统一了。为什么要组织这次团建？背景是想加强员工的凝聚力，让新员工能够快速适应到公司生活中，是出于这样一个目的的，并不是带员工出去旅游度假。目标不同，最后结果也会不一样。

对象就是确认讨论的范围是哪些，时间就两个选项，周末或工作日，没有其它选项，减少跑题的情况。

背景和对象是可以在开会之前就先列出来的，开会中主要解决的是过程。过程中大家针对周末或工作日可能会带来的影响都讨论了哪些，需要记录下来。

讨论过程上，有人就说可能会影响到工作进度，那就在过程下拉一个分支出来，接下来就只围绕工作进度到底会不会有影响来展开。因为刚好完成了一个大的项目，新的项目还没开始，日常的工作加紧一下是可以提前完成的，所以工作进度影响并不大。

还有人说到了会影响员工的感受，再拉一个分支，继续围绕这个问题来讨论。安排在周末，很多人都会反感的，因为占用了休息日。安排在工作日，肯定受欢迎，毕竟不用上班了，就算是需要晚点回来，也是大部分可以接受的。让人不反感，让人愿意去，才能起到一个真正团建的目的。

最后是结果了，针对提出的问题，讨论完后要得出一个结果就是是利用工作日的一个下午出去，上午可以把正常工作压缩，晚上稍晚点回来。整体上工作进度不会受影响，员工的感受也受到了照顾，这样团建时间也就确定了。

用思维导图来进行引导最主要的就是解决跑题情况，让大家始终围绕议题来进行，可以快速得出结果。你对此有何看法，欢迎留言。