行政管理人员应该具备哪些基本素质

行政部是一个企业的核心部门，对企业机构的内部事务进行指挥、调动和决策。公司除直接生产任务之外的大小事务都是行政部要管的。而这些所谓的“管”，不外乎是管事理人，实施一些调动（资源的合理配置利用）、指挥（企业内部所有部门生产活动的组织与执行）、决策（对组织的经营活动进行营利性分析决策）、处理（组织内部事务处理）、协调（对组织内部各部门生产经营活动中的各种事务进行协调，使之平衡稳定）等这些都是行政部门的基本工作。

1.首先要具备专业能力。作为一个行政主管，你必须掌握一定的人力资源管理方面的专业知识和专业能力。这些能力是你作为一个行政主管所应具备的最基本的能力，也是在日常的工作中所运用到的最基本的知识。一般包括：

（1）负责制定公司人事管理制度，起草有关人事工作管理的初步意见，设计人事管理工作程序，研究、分析并提出改进工作意见和建议。

（2）负责合理配置劳动岗位控制劳动力总量。组织劳动定额编制，做好公司各部门车间及有关岗位定员定编工作，结合生产实际，合理控制劳动力总量及工资总额，及时组织定额的控制、分析、修订、补充，确保劳动定额的合理性和准确性，杜绝劳动力的浪费；负责按用人标准配备齐全各类人才，做到人尽其才，合理调配员工到最适当的岗位上，做好人才挖掘，引进工作。

（3）负责人事考核、考查工作。建立人事档案资料库，规范人才培养、考查选拔工作程序，组织定期或不定期的人事考证、考核、考查的选拔工作；负责保存员工的人事档案，做好各类人力资源状况的统计、分析、预测、调整、查询和人才库建立等工作。

（4）具体负责办理招聘，劳动合同签订或续签，以及职务任免、调配、解聘、离退休的申请报批手续。

（5）具体负责员工户藉调动，职称评定，住房分配预案测算等管理工作及办理其申请报批手续。

（6）负责落实劳动安全保护，参与公司劳动安全，工伤事故的调查，善后处理和补偿。

（7）负责做好公司员工劳动纪律管理工作。定期或不定期抽查公司劳动纪律执行情况，及时考核，负责办理考勤、奖惩、差假、调动等管理工作。

（8）负责编制培训大纲，抓好员工培训工作。在抓员工基础普及教育的同时，逐步推行岗前培训与技能、业务的专业知识培训，专业技术知识与综合管理知识相结合的交替教育提高培训模式及体系。

2.具备一定的管理能力。管理能力对于一个主管而言，与专业能力是相对的。管理能力是一项综合能力，需要有指挥能力，决断能力，沟通协调能力，专业能力，工作分配能力等等。管理能力的培养不仅仅是我们在书本上学到的一些基本知识，更多的是在我们的工作当中不断积累的经验，因此，就要求我们在工作中要不断的进取、探索创新。

3.善于做好上下级的沟通工作。所谓沟通，是指疏通彼此的意见。即跨部门间的沟通和本部门内的沟通（包括你的下属你的同事和你的上级）。公司是一个整体，你所领导的部门是整体中的一分子，必然会与其他部门发生联系，沟通也就必不可少。沟通的目的不是谁输谁赢的问题，而是为了解决问题，解决问题的出发点是公司利益，部门利益服从公司利益。部门内的沟通也很重要，下属工作中的问题，下属的思想动态，甚至下属生活上的问题，作为主管你需要了解和掌握，去指导，去协助，去关心。反之，对于你的主管，你也要主动去报告，报告也是一种沟通。

在工作中，沟通这一环节也尤为重要，特别是要掌握好沟通技巧。沟通是双向的，不仅仅是你对下级的关心和鼓励，也是夏季像你反馈意见的另一种途径，在沟通中，双方可以放松身心的去交流，这样更利于工作的展开，收益也会更大沟通过程中要学会善于倾听，倾听下属的意见和建议，更加加深了解，以便在以后的人员调配中能做到人尽其才，人尽其职。

4.要有很强的工作判断能力。培养一个人的判断能力，首先要有良好的职业道德品质，这是工作判断的基础，对于世事的对错，才能有正确的判断，才能明辨是非。其次，作为一个主管，应该有清晰的判断，或者说是决断。其实工作的判断能力是上述几项能力的一个综合，主管能力的体现是其工作判断能力的体现。

5.要在工作中不断的学习，不断地充实自己。当今的社会是学习型的社会，当今的企业也必须是学习型的企业，对于我们每个人也必须是学习型的主体。不仅仅要学习书本上的知识，更重要的是要学会在社会实践中不断地汲取经验，不断地自我提高。你只有不停的学习，你才能更好的、更快的进步，才能跟上、赶上社会的发展，才能不断的突破。只有不断地学习才不会固步自封，才会在工作中不断地创新才会给自己和企业带来更丰厚的收获。

6.要具备良好的职业道德。道德，是我们每个人都应该遵守的法律之外的规范规则。是一个人用来约束自己行为的一条准绳。但丁有一句话：智慧的缺陷可以用道德弥补，但道德的缺陷无法用智慧去弥补。而对于工作中人，不管是员工，还是主管，职业道德是第一位的。良好的职业道德更能体现出一个人的文化素养和自身涵养。也能约束一个人避免在工作中犯一些不该犯的错误。

有良好的职业形象和气质，懂得基本的接待礼仪；

2.普通话标准流利，语言表达能力强，较强的保密意识；

3.熟悉行政、办公室管理相关工作流程，良好的沟通、协调和组织能力；

4.熟练使用办公自动化设备及办公软件；

5.良好的团队合作能力，具有高度的责任心，工作积极主动；

6.善于交际，活泼开朗，口齿伶俐；

7.善于迎来送往，接洽引导，动作灵敏；

8.声音柔美，富有亲和力；

9.善于处理突发状况；

10.前台接待本身无男女性别之分，不过由于脾气秉性特点，女士比男士更适合。

前台接待，又叫“行政前台”，与“行政后台”对应，归属公司行政部管辖，它是现代企业典型职位之一，属于面向于公司外部的公司门面，代表着企业的形象，必须形象气质佳，由于此岗位需要值班，不得脱岗，故此职位人数最低不得少于2人。

岗位职责有：

⒈服从接待处经理、主任之工作安排；

⒉异常特殊事情必须向上级汇报；

⒊随时接受上司委派之任何工作；

⒋做好关于客人资料之收集和存档工作，并对有关资料进行核查；

⒌接待宾客、及时处理客人在酒店内遇到的困难和要求，提供相应的服务和必要的协助；

⒍提供查询服务，但切记不要随便将客人资料告知他人；

⒎打印各种营业报表；

⒏注意酒店内的各种宣传活动；

⒐推销客房及酒店各项设施及服务；

⒑参加接待员例会，有问题及时解决，发扬主人翁精神和责任感。

参考资料：