参加会议需要准备哪些资料？

需要提供： 1、《会议通知》，证明这个会议的存在

2、单位领导签字批准参加会议的批示，表示是单位同意参会的

3、会务费发票，表示这些钱的确是因参加会议而实际产生并提供报销依据的

4、参会人员名单及签名

扩展资料：

一、《企业所得税税前扣除办法》对企业的会议费列支规定为：纳税人发生的与其经营活动有关的合理的会议费，主管税务机关要求提供证明资料的，应能够提供证明其真实的合法凭证，否则不得在税前扣除。会议费证明材料应包括：会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证等。

二、会务费包括会议室预定、住宿、用餐、接送服务、秘书服务、广告服务、会后旅游等主要事项的费用。

1、会议室的预定，会议室的费用分别受会议室规格、使用时间的影响；

2、住宿、用餐，一般来说主办方都会安排参会人员在会议酒店里面用餐，如果不是特别举行的盛大晚宴的话，用餐的费用就已经包括在住宿费里面，否则就要根据预算来安排餐宴；

3、接送费用，主要根据接送车辆的数目、车辆的租赁价格来考虑接送费用；

4、秘书服务，秘书服务费用因需而定，主要有礼仪服务费、表演服务费、外语接待员费用、保安雇佣费、摄像服务等等；

5、广告服务，这一部分的费用包括了背景板的制作、横幅制作、充气拱门、空飘的配置等；

6、会后旅游，这部分的费用主要受会议旅游线路、人数、景点、旅游时是否需要拓展要求而决定的。

三、 会议费的账务处理

项目部的会议费和住宿费应计入开发间接费。

1）有的企业租用综合性酒店，即住宿、就餐、会议均在一个酒店，会议结束由酒店统一开具会议费发票；

会计处理：管理费用——会议费“或”销售费用——会议费“核算。

税务处理：一般可以全额扣除。

2）有的企业有自己的会议厅，开会在本企业进行，与会人员的住宿与餐费由宾馆承担，会议结束，宾馆开具住宿费发票，饭店开具餐费发票；

会计处理：

住宿费：管理费用——差旅费“或”销售费用——差旅费“核算。

餐费：管理费用—业务招待费

税务处理：分别按差旅费和业务招待费规定扣除。

3）有的企业的会议室、职工住宿、职工就餐分不同地点，分别取得会议费、住宿费、餐费发票。

会计处理：

会议费：管理费用——会议费“或”销售费用——会议费“核算

住宿费：管理费用——差旅费“或”销售费用——差旅费“核算。

餐费：管理费用—业务招待费

税务处理：分别按会议费、差旅费和业务招待费规定扣除。

1、负责签到的接待人员应训练有素，照顾周到。

2、负责签到的接待人员需提前到岗，让到会较早的人员不会产生无人过问的尴尬感觉。

3、负责签到的接待人员热情主动的迎接与会者，并按礼仪规范将客人引导入场，一般来讲，无论陪伴还是引领都应站在领导或来宾的左侧。

4、签到时间、签到地点、签到流程和需携带物件（如身份证、参会证、二维码等）需提前通过短信、Email等形式通知参会嘉宾。

5、现场需在会场总入口处沿途做好引导牌，方便来宾准确无误到达签到台。

6、关于空降人员（如嘉宾朋友，临时想参加活动的）如何处理需事先约定预案。

7、涉及电子签到的需提前准备好电源、插线板、wifi、笔记本和熟悉软件操作使用。

8、对于临时请假嘉宾主办方需提前预留方案。

9、现场签到涉及提供个性礼品的需进行身份核验和精准发放，防止发错对象和重复发放。

扩展资料：

会议签到表作用：

1、会议签到表会方便日后检查或者审核时可以作为文件出示。也是证明你开过该类型的会议，是一种见证性材料；

2、会议签到表是会议记录的一种形式，方便档案管理。

3、会议签到表是部分信息的载体，是会议纪要的一个附件

会议签到表样本：

1、表头。

2、会议的名称、时间、以及地点。这三项可以清楚反映会议的情况，方便以后查询。

3、参会人员姓名、职务。这是会议签到表的最重要的内容。

4、其他项。

5、建议更具情况作出调整，比如参会人员姓名之前可以添加序号，这样比较清楚出席人数。如果需要，还可以添加单位、****、备注等项，这需要根据自己的需要而自己调整。

百度百科——会议签到