你单位开办一次智慧消防研讨会,邀请一位专家出席,但由于天气原因,专家的航班取消,无法前来。作为本次会议负责人,你会如何处理?
具体解决措施
角度1:专家是否能准时到达现场。

(1)联系专家,改变方式。第一时间联系专家,与专家进行协商。可以根据天气情况更改出行航班,如果时间允许,查看是否可以换乘其他交通工具,比如选择高铁、火车等到达现场,尽最大可能保证专家能够到达现场参会。
(2)汇报领导,跟进调整。若专家无法选择合适的交通工具出行,我会将此情况及时汇报给领导,确定调整方案。如果会议正常开展,建议采用直播视频连线的形式,适当调整专家发言,做好设备调试工作,保证研讨会顺利进行。如果延迟会议,则确定好具体时间,做好备选方案,及时联系专家以及参会人员,确保大家按时到场。
角度2、专家对会议重要性。
(1)如果专家对此次会议很重要。我会将此情况及时汇报给领导,确定调整方案,对会议延迟。之后第一时间联系专家,与专家协商会议召开时间。查看近期天气预报,选择合适的交通工具,确定好会议具体时间,及时通知参会人员。
(2)如果专家对此次会议不是很重要。会议正常召开,建议采用直播视频连线的形式,做好设备调试工作,并适当调整专家发言顺序。如何缺少条件进行视频连线,会立即邀请本地同领域专家进行替换,保证研讨会顺利进行。
角度3、条件缺失如何解决问题
(1)控制现场局面。第一时间联系专家安抚专家情绪,了解航班情况,及时汇报给领导,询问领导安排。
(2)保障会议能顺利完成。可以根据天气情况更改出行航班,如果时间允许,延迟会议,查看是否可以换乘其他交通工具,比如选择高铁、火车等到达现场,确定好具体时间,做好备选方案,及时联系专家以及参会人员,确保大家按时到场;如果时间不允许,建议采用直播视频连线的形式,适当调整专家发言,做好设备调试工作,保证研讨会顺利进行。
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