至少四本账:现金日记账、银行存款日记账、总分类账、明细账。
现金日记账—逐笔登记现金的收取、支付内容和金额,每册100页,非活页。出纳用。
银行存款日记账—逐笔登记银行存款的收取、支付内容和金额,每册100页,非活页。出纳用。

总分类账—为一级科目账册,会计报表的依据。一般两本,一本资产类,一本负债和所有者权益类。会计用。
明细账—总账下的二级科目,根据企业情况和科目设置决定几本,可多可少。会计用。
工业企业一般需要四本账——现金日记账、银行存款日记账、明细分类账和总分类账。日记账为订本式,固定页码(100页),明细账和总账可以使用活页式。如果明细核算内容较多,可以用几本明细账。
科目可以参考以下:
一、资产类
1 1001 库存现金
2 1002 银行存款
121122 应收账款
211231 其它应收款
301403 原材料
321406 库存商品
361412 包装物及低值易耗品
431501 待摊费用
541601 固定资产
551602 累计折旧
571604 在建工程
591606 固定资产清理
711801 长期待摊费用
731901 待处理财产损益
二、负债类
742001 短期借款
842202 应付账款
862211 应付职工薪酬
872221 应交税费
902241 其他应付款
四、所有者权益类
115 4001 实收资本
116 4002 资本公积
117 4101 盈余公积
119 4103 本年利润
120 4104 利润分配
五、成本类
122 500生产成本
123 5101 制造费用
六、损益类
129 6001 主营业务收入
135 6051 其他业务收入
142 6301 营业外收入
143 6401 主营业务成本
144 6402 其它业务支出
145 6405 营业税金及附加
155 6601 销售费用
156 6602 管理费用
157 6603 财务费用
160 6711 营业外支出
161 6801 所得税费用
162 6901 以前年度损益调整
总账、银行日记账、现金日记账、三栏明细账、十三栏明细账、进销存账、应交税金明细账、固定资产明细账。
1、总账是指总分类账簿(General Ledger)也称总分类账。是根据总分类科目开设账户,用来登记全部经济业务,进行总分类核算,提供总括核算资料的分类账簿。总分类账所提供的核算资料,是编制会计报表的主要依据,任何单位都必须设置总分类账。
2、银行日记账是专门用来记录银行存款收支业务的一种特种日记账。
3、现金日记账用来逐日反映库存现金的收入、付出及结余情况的特种日记账。
4、三栏式明细分类账簿的格式与三栏式总分类账簿的格式基本相同,设有“借、贷、余”三个基本栏次,但一般不设置反映对应科目的栏次。 三栏式明细分类账是由会计人员根据审核无误的记账凭证或原始凭证,按经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记。
5、固定资产明细账是记载企业存放各类固定资产使用地点,增减变化的明细账。固定资产明细账一般采用卡片的形式,也叫固定资产卡片。
工业企业是指那些专门从事产品的制造、加工、生产的企业,所以也有人称工业企业为制造业。工业企业由于会计核算涉及内容多,又有成本归集与计算问题,工业企业建账是最复杂的。
一、现金日记账和银行存款日记账这两种账簿是企业必须具备的。会计人员在购买时,两种账本各购一本足矣。但企业开立了两个以上的银行存款账号,那么账本需要量,就要视企业具体情况确定了。如若使用完毕,再购入新账本也不为迟。
首先根据账簿的启用要求将扉页要求填制的内容填好,根据企业第一笔现金来源和银行存款来源登记入现金日记账和银行存款日记账。
例如企业采用根据收存款凭证登记现金日记账、银行存款日记账的方法,某投资人转入企业银行存款账中一笔钱,计10万元,你可根据银行转来的银行收款凭证做企业银行存款收款凭证:
借:银行存款 100 000
贷:实收资本 100 000
然后根据该收款凭证登银行存款日记账,如果企业需要有日常现金支出,会计人员开出现金支票提取现金2 000元,你根据现金支票存根联做银行存款的付款凭证:
借:现金 2 000
贷:银行存款 2 000
然后根据该付款凭证登记现金日记账和银行存款日记账。以后即可根据日常现金及银行存款业务逐日逐笔登记现金日记账和银行存款日记账就可以了。
二、总分类账
企业可根据业务量的多少购买一本或几本总分类账(一般情况下是无需一个科目设一本总账的)。然后根据企业涉及到的业务和涉及到的会计科目设置总账。原则上讲,只要是企业涉及到的会计科目就要有相应的总账账簿(账页)与之对应。会计人员应估计每一种业务的业务量大小,将每一种业务用口取纸分开,并在口取纸上写明每一种业务的会计科目名称,以便在登记时能够及时找到应登记的账页,在将总账分页使用时,假如总账账页从第一页到第十页登记现金业务,我们就会在目录中写清楚“现金……1~10”,并且在总账账页的第一页贴上口取纸, 口取纸上写清楚“现金”;第十一页到二十页为银行存款业务,我们就在目录中写清楚“银行存款……11~12”并且在总账账页的第十一页贴上写有“银行存款”的口取纸,依此类推,总账就建好了。
为了登记总账的方便,在总账账页分页使用时,最好按资产、负债、所有者权益、收入、费用的顺序来分页,在口取纸选择上也可将资产、负债、所有者权益、收入、费用按不同颜色区分开,以便于登记。
企业通常要设置的总账业务往往会有“现金、银行存款、其他货币资金、短期投资、应收票据、应收账款、其他应收款、存货、待摊费用、长期投资、固定资产、累计折旧、无形资产、开办费、长期待摊费用、短期借款、应付票据、应付账款、其他应付款、应付工资、应付福利费、应交税金、其他应交款、应付利润、预提费用、长期借款、应付债券、长期应付款、实收资本(股本)、资本公积、盈余公积、未分配利润、本年利润、产品销售收入、产品销售成本、产品销售税金及附加、产品销售费用、其他业务收入、其他业务支出、营业外收入、营业外支出、以前年度损益调整、所得税”等。总账的登记可以根据记账凭证逐笔登记,可以根据科目汇总表登记,也可以根据汇总记账凭证进行登记。
因工业企业会计核算使用的会计账户较多,所以总账账簿的需要量可能会多一些,购买时需多购置几本,但也要根据业务量多少和账户设置的多少购置。因工业企业的存货内容所占比重较大,另外还要配合成本计算设置有关成本总账。有关存货账户有:原材料、在途材料、材料采购、委托加工材料、低值易耗品、包装物、自制半成品、产成品等。企业要根据账户设置相应的总账。
成本计算账户包括待摊费用、预提费用、辅助生产成本、废品损失、基本生产成本,企业也要根据成本计算账户设置相应的总账。
另外工业企业需设置的总账还有产品销售收入、产品销售成本、产品销售费用、产品销售税金及附加。
三、明细分类账
在企业里,明细分类账的设置是根据企业自身管理需要和外界各部门对企业信息资料需要来设置的。需设置的明细账有短期投资(根据投资种类和对象设置)、应收账款(根据客户名称设置)、其他应收款(根据应收部门、个人、项目来设置)、待摊费用(根据费用种类设置)、长期投资(根据投资对象或根据面值、溢价、折价、相关费用设置)、固定资产(根据固定资产的类型设置,另外对于固定资产明细账账页每年可不必更换新的账页)、短期借款(根据短期借款的种类或对象设置)、应付账款(根据应付账款对象设置)、其他应付款(根据应付的内容设置)、应付工资(根据应付部门设置)、应付福利费(根据福利费的构成内容设置)、应交税金(根据税金的种类设置)、产品销售费用、管理费用、财务费用(均按照费用的构成设置)。企业可根据自身的需要增减明细账的设置。日常根据原始凭证、汇总原始凭证及记账凭证登记各种明细账。明细账无论按怎样的分类方法,各个账户明细账的期末余额之和应与其总账的期末余额相等。
在工业企业里还应根据上述增加的总账,增加相应的明细账。在采用材料按实际成本计价的企业,要设置在途材料或材料采购明细账,以便于核算不同来源的材料的实际成本。在材料按计划成本计价的企业,要设置材料采购明细账,并采用横线登记法,按材料的各类规格、型号登记材料采购的实际成本和发出材料的计划成本,并根据实际成本和计划成本的差异反映材料成本差异;另外配合材料按计划成本计价,可以建立“材料成本差异”明细账,它是原材料备抵调整账户,同原材料相同,它的设置也是按材料的品种、规格设置,反映各类或各种材料实际成本与计划成本的差异,计算材料成本差异分配率。
为计算产品成本要设置基本生产成本明细账,也称产品成本明细分类账或产品成本计算单。根据企业选择的成本计算方法,可以按产品品种、批别、类别、生产步骤设置明细账;辅助生产成本明绸账,用以反映归集的辅助生产费用或辅助生产成本及分配出去的辅助生产成本和转出的完工的辅助生产产品,辅助生产成本明细账的设置应根据辅助生产部门设置。预提费用、待摊费用明细账可根据预提和待摊的业务项目设置,如预提利息、职工教育经费、大修理费、待摊的租金、修理费、书报费等。制造费用明细账是所有工业企业都必须设置的,它根据制造费用核算内容如工资费、折旧贯、修理费、低值易耗品摊销费、劳保费等来设置。
损益类明细账有产品销售收入、产品销售成本、产品销售费用、管理费用、财务费用、营业外收入、营业外支出、投资收益等。产品销售收入与产品销售成本明细账可根据产品的品种、批别、类别来设置,产品销售费用、管理费用、财务费用按照费用的种类设置,营业外收入、营业外支出根据收入与支出的种类设置,投资收益则根据投资的性质与投资的种类来设置。
四、其他问题
因工业企业的成本计算比较复杂,所以在企业建账时,为了便于凭证的编制,要设计一些计算用表格,如:材料费用分配表、领料单、工资费用计算表、折旧费用分配表、废品损失计算表、辅助生产费用分配表、产品成本计算单等相关成本计算表格。
账簿的种类
(一)账簿按其用途的分类
账簿按其用途的不同,可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿三种。
1、序时账簿。序时账簿,也称日记账,是按照经济业务发生的时间先后顺序,逐日逐笔登记经济业务的账簿。日记账按其记录内容的不同又分为普通日记账和特种日记账。
普通日记账,也称通用日记账,是用来登记企业所发生的全部经济业务的日记账。在账中,按照每日所发生的经济业务的先后顺序,逐笔编制会计分录,因而这种日记账也称分录日记账。设置普通日记账的单位,一般不再编制记账凭证,以免重复。
特种日记账是用来专门记录某一特定类型的经济业务发生情况的日记账。在账中,将该类经济业务,按其发生的先后顺序逐日逐笔登记。需要设置特种日记账的业务通常有现金收付业务、银行存款收付业务、购货业务和销货业务等。我国要求企业必须设置的特种日记账的是现金日记账和银行存款日记账。
2、分类账簿。分类账簿是指对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。按照总分类账户进行分类登记的账簿叫做总分类账,简称总账;按照明细分类账户进行分类登记的账簿叫做明细分类账,简称明细账。总账是用来反映经济业务的总括内容的,而明细账则是用来反映经济业务的详细内容的,总账中某账户的金额与其有关的明细账的金额之和相等。
3、备查账簿。备查账簿是指对一些在序时账簿和分类账簿中不能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿,对序时账簿和分类账簿起补充作用。相对于序时账簿和分类账簿这两种主要账簿而言,备查账簿属于辅助性账簿,它可以为经营管理提供参考资料,如委托加工材料登记簿、租入固定资产登记簿等、
(二)账簿按其外表形式的分类
各种账簿都具有一定的外表形式,按其外表形式的不同可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。
1、订本式账簿。订本式账簿是指在启用前就将许多张账页装订成册并连续编号的账簿。其优点是能够避免账页散失和人为的抽换账页,保证账簿记录资料的安全性。缺点是必须事先估计每个账户所需要的账页张数,预留账页过多,会造成浪费,而预留太少又会影响账户的连续登记。因此,一般情况下,比较重要的、账户数量变化不大的账簿使用订本式,如总账、现金日记账和银行存款日记账。
2、活页式账簿。活页式账簿是指平时使用零散账页记录经济业务,将已使用的账页用账夹夹起来,年末将本年所登记的账页装订成册并连续编号的账簿。其优点是便于记账分工,节省账页,且登记方便。缺点是账页容易散失和被人为抽换。
3、卡片式账簿。卡片式账簿是指用印有记账格式的卡片登记经济业务的账簿。卡片账是一种特殊的活页式账簿,对某些可以跨年度使用,无需经常更换的明细账,如固定资产明细账、低值易耗品明细账等,可采用卡片式账簿。为了保证账簿安全完整,经久耐用,可以用有一定格式的硬纸卡片组成账簿,装置在卡片箱内保管和使用。卡片账使用比较灵活,保管比较方便,有利于详细记录经济业务的具体内容。
(三)账簿按账页格式的分类
账簿按账页格式的不同,可以分为三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿等。
1、三栏式账簿,是将账页中登记金额的部分分为三个栏目,即借方、贷方和余额三栏。这种格式适用于只提供价值核算信息,不需要提供数量核算信息的账簿,如总账、现金日记账、银行存款日记账、债权债务类明细账等。
2、金额多栏式账簿,是在借方和贷方的某一方或两方下面分设若干栏目,详细反映借贷方金额的组成情况。这种格式适用于核算项目较多,且管理上要求提供各核算项目详细信息的账簿,如成本、费用等明细账。
3、数量金额式账簿,是在借方、贷方和余额栏下分别分设三个栏目,用以登记财产物资的数量、单价和总金额。这种格式适用于既需要提供价值信息,又需要提供金额信息的账簿。如材料明细账和产成品明细账等。
三、账簿的基本结构
虽然账簿所记录的经济业务不同,账簿格式可以多种多样,但各种主要账簿都应具备以下基本内容:
1、封面。用以标明账簿和记账单位的名称。
2、扉页。用以填列账簿启用的日期和截止日期、页数、册次;经管账簿人员一览表和签章、会计主管人员签章;账户目录等内容。账簿启用和经管人员一览表见表7—1;账户目录格式与内容见图表7—2。
表7—1 账簿经管人员一览表
账簿名称:----------- 单位名称:-----------
账簿编号:----------- 账簿册数:-----------
账簿页数:----------- 启用日期:-----------
会计主管:(签章) 记账人员:(签章)
表7—2 账户目录(科目索引)
账户目录是由记账人员在账簿中开设户头后,按顺序将每个账户的名称和页数登记的,便于查阅账簿中登记的内容。对于活页账簿,由于在账簿启用时无法确定页数,可先将账户名称填写好,待年终装订归档时,再填写页数。
3、账页。账簿是由若干张账页组成的,账页的格式,虽然因记录的经济业务的内容不同而有所不同,但不同格式的账页应具备的基本内容却是相同的。账页的基本内容应包括:
①账户的名称(总账科目、二级或三级明细科目);
②登账日期栏;
③凭证种类和号数栏;
④摘要栏(记录经济业务内容的简要说明);
⑤金额栏(记录账户的增减变动情况); ⑥总页次和分户页次。
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