电子会计档案管理（电子会计档案）

2021年2月22日，国家档案局会同财政部、商务部、国家税务总局发布《关于进一步扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的通知》，加快增值税电子发票应用和推广实施工作。在【电子会计档案】专票电子化促进费用报销流程数字化一文中，我们讲到数字化转变帮助企业实现了费用报销流程的便捷化、移动化、智能化，为员工提供全新的报销体验。本文将继续探讨增值税专用发票电子化对企业的税务、档案管理带来的影响。

一、税务管理

企业税务管理涉及到企业申领发票、抄报税、认证申报等一系列办税活动及信息处理过程。

（1）传统税务管理流程

传统纸质发票情况下，企业办理增值税专用发票需要经过领购发票、认证发票、抄报税、纳税申报等环节。

首先，企业在发票票据核定的范围（发票的种类、领用数量、开票限额）内可以通过办税服务厅、电子税务局、自助办税终端办理领用发票。

办理成功后企业可自行去税务机关领取发票或收到由税务机关邮递的发票，并在每次实际交易后完成开票动作。

待每个月月底企业需要将本月的进项税发票的抵扣联进行逐一扫描，扫描完成后将信息发送到增值税发票综合服务平台进行认证抵扣。

下月初企业可以通过开票软件完成抄报税，进行销项税的结清和报送。

最后企业需要按照税法规定的期限和内容，通过办税服务厅或者电子税务局向税务机关提交有关纳税事项书面报告，完成纳税申报，并进行缴税。

企业传统税务管理流程示例

整个税务管理过程中，由于纸质发票的限制，企业避免不了因线下领取发票、扫描进项发票等人工操作而带来的麻烦：

虽然增值税发票新系统推行之后，很多涉税环节都可以在网上直接办理，企业也不需要反复去办税服务厅。但由于必须使用税务机关印制的纸质发票，因此企业仍避免不了去税务机关领取专票或通过税局邮寄获得纸质专票；企业在每个月底需要人工逐张扫描进项发票的抵扣联，并取得认证结果方可抵扣，操作繁琐且低效。

（2）“非接触式”办税新流程

2020年新春之时，新型冠状病毒感染的肺炎疫情肆虐全国。在突如其来的疫情面前，国家税务总局不断推动，要求各地税务机关积极拓展“非接触式”办税缴费服务。

长期以来，我国税务机关在税收服务征管上的不断探索和建设，让“非接触式”办税新模式成为了可能，也推动企业税务管理流程朝着数字化变革的新趋势发展：

其一，经过“金税三期”系统三年多以来的实践论证，我国正在最大程度实现网上办理主要涉税事项；其二，各地税务机关一直在致力于不断完善“信用+风险”的动态监控管理体系，逐步从以前依靠事前审批、审核校验向信用评价、监管预警、风险应对的全流程实时监管转变；其三，发票无纸化、电子化也为“非接触式”办税带来了实现的可能。

可以预想未来增值税专用发票全面电子化之后，对于企业来说，领购发票、认证抵扣、抄报税、纳税申报均可在网上进行。企业将无需通过实地领取或线下邮递的方式获得发票，发票上的涉税数据也将被结构化地存储在系统中，进项发票不再需要逐张扫描即可直接对接税局系统完成认证，企业可以直接通过信息系统完成自动算税、自动对比校验、自动生成纳税申报表等操作，整个办税流程全程线上“非接触式”完成，办税效率、准确性、合规性将被最大化提高。

对于税务机关来说，电子专票的出现将培养企业线上办税的习惯，减少线下税局大厅的人工成本以及基于纸质发票带来的繁琐不便，数字化的手段也将帮助税务机关把发票转化为可量化、可比对的数据，对税源实施全天候、全方位的信息化管控，更好地评估企业税务遵从的合规性、税务信息披露的透明性，合理规避税务风险。未来随着电子发票的日益普及，税局各个办税系统可能会加强与企业信息系统之间的互联互通，优化改善用户体验，提升企业办税和税局政务操作效率。

二、档案管理

档案管理是企业对凭证、单据及其附件实行入库分类存储、调阅、管理、销毁等一系列过程的管理。

（1）传统档案管理流程

传统档案管理流程中，当纸质单据及凭证经过邮递、签收、分理、扫描后，财务人员需要线下手动对档案进行归类编号，并入库归档；对于一些使用电子档案系统的企业则需要将电子单据与实物单据进行关联管理，电子档案中需要记录单据详细信息及实物档案存放位置。当员工有调阅查询档案的需求时，档案管理员线下手动记录档案调阅时间等信息，若异地调阅审查还需要邮寄实物档案；对于使用电子档案系统的企业可在系统中发起调阅申请，并记录调阅信息。

传统电子档案管理流程示例

但由于大部分发票仍属于纸质发票的形式，尤其是占据较大比重的增值税专用发票，因此企业传统的档案管理在影像扫描上传、纸质凭证打印匹配、纸质凭证管理、档案调阅审查和盘点等方面存在如下痛点：

对于跨地域或有财务共享服务中心的企业，原始凭证提交地与核算地分离会导致周转环节多、传递周期长。传递过程中也可能因为缺乏监控而存在丢失风险；纸质发票需要扫描上传影像以配合财务审核和归档查询。上传方式可分为员工自行拍照上传和通过电子影像系统集中上传，前者增加了报销人员工作量，发票影像合规性和匹配性也较难得到保障；后者则需要购买安装电子影像系统，单独设立扫描岗专门负责扫描上传单据影像，额外增加了人力和系统建设成本；传统纸质发票归档需要打印纸质记账凭证，财务人员将其与纸质单据一一匹配，耗费凭证打印成本，加重财务人员工作负担；纸质单据归档需要与电子档案关联管理，并上传状态信息，操作麻烦；当调阅审查要求是原始纸质凭证时，需要调出纸质档案并上传档案状态信息，尤其在异地调阅时需要邮寄档案，线下人工操作耗时，还会增加档案丢失损坏的可能性；同时纸质档案的盘点工作也带来了额外的人工成本。

（2）档案管理的数字化流程

电子化的专票不再需要扫描上传发票影像用于审核归档，电子档案系统自动收集来自核算系统和报账系统的信息，完成账簿、凭证、报账单的完整准确采集和高效传递；电子专票可以直接匹配电子单据及凭证，完成凭证管理，自动归档在电子档案系统。再配合线上调阅审查操作，极大地缩减了档案调阅周期，省去纸质专票线下实物流的管理和关联操作，节省档案存储开支，实现了档案管理全程电子化。

电子档案管理数字化流程示例

基于《会计档案管理办法》的支持，电子专票将在电子档案系统的支撑下打通专票线上流转“最后一道关卡”，让企业档案成功“瘦身”，实现一键归档、省时省力。作为企业信息资产的智能管理系统，电子档案系统可以帮助企业实现档案管理的全流程无纸化、凭证管理自动化、调阅查询高效化，让企业有机会实现更高的财务和会计信息资产管理价值，助力数字时代企业电子档案管理转型，推动企业业务洞察和管理提升。