会计电算化的现状及发展趋势（会计档案电子化加速）

在今年的政府工作报告中，提出要加快数字化发展，打造数字经济新优势，协同推进数字产业化和产业数字化转型，加快数字社会建设步伐，提高数字政府建设水平，营造良好数字生态，建设数字中国。

在财务数字化进程中，经过多年发展，企事业单位已经逐步完成了从会计电算化到ERP再到财务共享中心的数字化升级，随着国家进一步推进以增值税专用发票电子化改革为代表的基础凭证电子化改革，电子会计档案作为最后一块拼图也迎来了大发展。

政策牵引，会计档案电子化大趋势确立

今年3月18日，国家档案局印发《关于进一步加强机关业务系统电子文件归档与管理工作的通知》，明确了业务系统电子文件归档与管理工作的总体要求、主要任务和工作安排，并提出了推进业务系统归档工作的思路、模式与方法

《通知》要求从4个方面规范有序开展业务系统电子文件归档与管理工作：一要健全业务系统归档制度规范，推动建立完善的业务系统归档管理制度和技术规范；二要完善业务系统归档功能，保证业务系统能够按照档案工作要求完成电子文件形成、收集、整理、归档工作；三要推进业务系统与档案系统有效衔接，通过归档接口实现业务系统与档案系统之间的信息交互和集成；四要不断提升数字档案资源建设质量和管理水平，实现业务系统归档全流程安全可控、科学规范管理。

《通知》提出，要以效果评估为抓手和牵引，大力开展成果应用。鼓励将业务系统归档工作成果应用于电子档案单套管理和数字档案室建设。效果评估同时符合电子档案单套管理一般要求的，可以依程序认定为通过单套管理可行性评估；同时符合数字档案室建设要求的，可以依程序认定为全国示范数字档案室或国家级数字档案室。

国家档案局将按照“试点—应用—推广”的模式推进工作实施。在重点工作领域遴选一批具有一定条件的单位先行先试，重点面向全流程线上运行的业务系统、电子证照制发管理系统、具备电子签名功能的办公自动化系统等开展电子文件归档和管理工作。力争到2023年，推动形成一批可复制可推广的成功经验做法，为广泛开展机关业务系统电子文件归档与管理工作提供借鉴参考。到“十四五”末，机关业务系统电子文件归档与管理工作普遍开展，机关电子文件归档与档案管理能力得到显著提升。

现阶段，会计档案管理面临的挑战

传统的纸质会计档案管理存在诸多不便，如：

1、管理成本高，海量业务及财务数据都需要打印成纸质，经人力匹配、贴票、装订后才可归档；需要占用大量物理空间，费纸费空间；

2、信息存储无索引关联，档案资料借阅、检索非常不便，查阅、调用困难较大，且存在丢失风险和安全隐患问题；

3、财务人员的工作量大，整理档案工作耗时耗力却对个人而言能力提升空间较少；

4、信息数据共享受到极大限制，对财务的工作效率影响较大，且不利于进行数据分析并对业务做出决策支持；

为此，部分企事业单位选择引入电子会计档案管理，但涉及到的原始凭证识别、管理技术复杂，难度高，一直以来难以突破技术瓶颈。这直接导致了账表、电子发票及其他原始凭证以非结构化数据的形态存在，数据的可用性低；同时与外部系统未能实现数据的集成互通，缺少对完整业务过程和结果进行分析洞察，这导致了在具体应用中仍存在大量的电子文件、影像及原始凭证查询工作，效率提升有限，财务的数据价值无法体现。

电子会计档案归档流程

• 电子会计档案系统，针对会计档案收集整理、归档借阅、鉴定销毁的全流程提供数字化管理支持。

• 实现合法合规、高效智能的会计档案数字化管理。打通报销入账归档信息化建设的“最后1公里”，推动财务管理智能化、数字化转型。

电子会计档案功能架构与特点

1.凭证自动匹配

记账凭证和原始凭证匹配。会计档案系统内置匹配规则引擎，依据前端业务传输的匹配关系，确定同一凭证事项中各单据的 关联关系，实现记账凭证与原始凭证的自动匹配以及关联查询、反向查询，并在同一视窗内统一呈现。

2.四性检测

支持归档环节、移交环节、长期保存环节四性检测项目的定义，四性检测报告自动生成、查 看以及重新检测，保障电子会计档案真实完整安全可用。

3.借阅自动化

电子、纸质会计档案全流程线上化借阅管理，支持动态水印、 安全阅览和分权限下载，时效管理，无需人员干预，到期后查阅权限自动失效。

4.实体数字联动

纸质档案装盒、上架、档案转移等常规操作，满足和实现电子档案与线下纸质档案的有效关联索引。兼容和支持单套制、双套制两种电子档案的管理模式。

5.信创支持

OFD产品进入国家信创产品名录。电子签名与电子签章平台，支持国密算法、签名与验签更安全，提升电子档系统整体安全性。

电子会计档案对企业的影响

在国家政策及数字业务的驱动下，电子会计档案的前景及价值明显，并且电子会计档案是会计档案管理的一个大变革，为数字化运营创新、数字化管理决策做好了坚实的基础准备。

对员工：档案查询更便利，线上即可查看只读文件；

对管理者：档案齐全流程清晰，分析数据更高效；

对于财务：

1、 节约打印及归档管理成本，节约人力的时间成本，更有利于培养人才；

2、 便于索引和借阅，提高企业会计档案的利用和管理的规范性；

3、降低档案丢失和损毁风险，利于对会计工作的监督和检查；

4、实现信息数据共享，实现业务和财务数据的互联互通。

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