东莞十大律师事务所（企业如何合法收集和使用员工个人信息）

虽然对于员工隐私权和个人信息保护的讨论由来已久，但是在《民法典》颁布之前我国法律并未对于此类人格权的概念和保护范围作出明确具体的详细规定，随着《民法典》时代的到来，员工针对自身人格权的维权将“有据可依”。

由此，员工针对隐私权及个人信息的维权欲望、维权意识也将会有一定幅度的上涨。而对于企业而言意味着需要更加注意员工信息收集与员工人格权之间的边界，避免因侵犯员工人格权引发纠纷。

本文对《民法典》中隐私权及个人信息权作出分析，进而对企业在收集、处理员工入职信息资料方面需要注意哪些要点作出讨论。

企业采集员工个人信息有法律风险吗？

根据《民法典》第111条规定，自然人的个人信息受法律保护。任何组织或者个人需要获取他人个人信息的,应当依法取得并确保信息安全,不得非法收集、使用、加工、传输他人个人信息,不得非法买卖、提供或者公开他人个人信息。

企业依法收集、使用、加工、传输个人信息当然不违法，所谓依法是指，在招聘订立劳动合同阶段，企业有权根据《劳动合同法》了解员工与履行劳动合同相关的信息，比如，基本信息、健康情况、知识技能、学历、职业资格、工作经历、家庭住址、家庭成员构成等。

在职阶段，企业应当根据《劳动合同法》规定建立职工花名册备查，职工花名册包括员工姓名、性别、身份证号码、户籍地址、现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等。

企业获取这些信息之后，应当妥善保管，确保信息安全。

哪些属于员工的个人信息？

答：根据《民法典》第1034条规定，自然人的个人信息受法律保护。

个人信息是以电子或者其他方式记录的能够单独或者与其他信息结合识别特定自然人的各种信息,包括自然人的姓名、出生日期、身份证件号码、生物识别信息、住址、电话号码、电子邮箱、健康信息、行踪信息等。

个人信息中的私密信息，适用有关隐私权的规定；没有规定的，适用有关个人信息保护的规定。这要求我们的工作要更加的专业、更加的严谨，需要依法收集使用员工个人信息。

根据《劳动合同法》规定，企业应当建立职工花名册，以备劳动部门检查，职工花名册包括姓名、性别、民族、身份证号、户口性质、文化程度、户籍地址及现住址、联系方式、职工类别、职称资质、用工形式、工种岗位、用工起始时间、合同期限、合同类型、入司年限等。

企业有权了解员工与劳动合同直接相关的情况，比如，健康情况、知识技能、学历、职业资格、工作经历、家庭地址、主要家庭成员等。

提供虚假信息入职是否会导致合同无效？

根据《民法典》第146条规定，行为人与相对人以虚假的意思表示实施的民事法律行为无效。

实践中，员工提供虚假信息并不必然导致劳动合同无效，或者并不一定属于可以解除劳动合同的行为，通常需要考虑员工提供的虚假信息、资料对录用、履行劳动合同、工作内容是否存在实质影响和不利因素。

如果这些虚假的信息、资料对履行劳动合同、工作内容等没有任何实质影响，认定劳动合同无效或者解除劳动合同，通常在法律上无法得到支持。

我们建议按照不诚信行为给予劳动纪律处分则相对比较稳妥，或者将违反诚信的行为作为严重违纪情形之一。

常见的违法情形

一、招聘和录用阶段收集员工个人信息常见的违法情形

1、要求劳动者提供的信息中包含与建立、履行劳动关系无关的个人信息，例如要求女员工提供婚育信息等；

2、未经劳动者同意，擅自向背景调查的服务方提供劳动者个人信息；

3、背景调查的服务方在调查过程中出现非法收集、买卖劳动者个人信息或泄露劳动者隐私信息的行为。

合规建议

1、收集信息的范围仅限于与订立、履行劳动合同直接相关的信息；

2、谨慎收集女员工的婚育信息、家庭成员信息，如劳动者拒绝提供的，避免以此为由不予录用；如提供虚假婚育信息的，原则上不得以此为由解除员工劳动合同；

3、如需对劳动者进行背景调查的，事先以书面形式取得劳动者的授权，例如可在应聘申请中要求员工签署许可确认函，明确告知劳动者其个人信息可能将提供给背景调查服务方用于背景调查；

4、谨慎使用背景调查服务方，在与服务方的服务协议中约定免责条款，要求服务方在进行背景调查时必须依法进行，不得有任何违法违规行为，对于服务方的任何行为引起的责任均由服务方自行承担。

二、工作场所的监控录像常见的违法情形

1、监控未向员工告知；

2、对非办公区域进行监控，例如卫生间、更衣室等；

3、监控录像保管不善，导致泄露或公开。

合规建议

对于安装监控视频、用技术手段监控办公电脑、手机、公务车等事宜，我们在专门文章中做过论述，即安装监控视频的应当在公共空间或区域；监控电脑、手机、公务车等应当事先告知使用人；时间应当以日常工作时间为准。

不过，企业操作这些事项，应当事先咨询律师建议以免侵犯隐私而承担违法责任。

律师建议

取得员工的事先同意能够在很大程度上确保用人单位在收集和使用员工个人信息方面的合规性。

因此，用人单位应确保在涉及员工个人信息的收集和使用的活动中获取员工的同意。此外，用人单位还应密切留意个人信息保护方面的立法和司法实践动态，并视情况在必要时制定和调整企业相关的规章制度。

员工离职时务必做好工作交接，尤其是涉及离职员工的个人信息处理，必要时可以允许员工拷贝其个人信息或者当面删除、销毁，同时，在移交离职员工的个人信息时，也要注意其他员工个人信息的保密管理，避免泄露或者不当传播。