档案管理违法违纪行为处分规定（机关档案管理规定）

档案销毁工作主要包括销毁清册的编制、档案销毁的实施、鉴定销毁善后处理等。

销毁清册的编制

销毁清册的内容。机关档案部门编制档案销毁清册，需要设置封面（或单独设置档案销毁审批表），记录审批过程。档案销毁清册（封面）主要项目包括：单位名称、拟销毁档案情况、鉴定小组鉴定意见、业务部门审查意见、办公厅（室）审查意见、单位审查意见、销毁人、销毁时间、监销人、经手人等。档案销毁清册（内页）应列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间、鉴定编号等内容。其中，鉴定编号应与档案鉴定工作表内容相呼应。无论以卷还是以件为单位整理档案，档案销毁清册（内页）都应具体编列到件。

销毁清册的填写。《规定》要求，机关分管档案工作的单位负责人、办公厅（室）负责人、档案部门负责人、相关业务部门负责人、档案部门经办人、相关业务部门经办人在档案销毁清册上签署意见。其中，相关业务部门负责人、办公厅（室）负责人、分管档案工作的单位负责人需要明确签署审查意见；档案部门负责人、档案部门经办人、相关业务部门经办人根据在档案销毁工作中具体承担的职责，在经办人、监销人处签字。档案销毁清册交由分管档案工作的单位负责人签署意见时，应同时附上鉴定工作报告。

档案销毁的实施

销毁组织。按照《规定》要求，档案的销毁工作由机关档案部门组织，并与相关业务部门共同派员监销。监销人在档案销毁前，应当按照档案销毁清册所列内容进行清点核对；在档案销毁后，应当在档案销毁清册上签名或盖章。

销毁方法。纸质档案的销毁方法通常有燃烧处理、机械破坏、熔浆再生3种。燃烧处理是指选用专业的燃烧炉对纸质档案进行焚毁。机械破坏是指选用专用破坏机械将档案变成纸条或小碎片。熔浆再生是指将档案再次熔为纸浆，再造新纸。电子档案和档案数字复制件的销毁分为信息清除和介质销毁2个层面。其中，信息清除方法包括删除操作、格式化（高级格式化、低级格式化）、数据覆写、紫外线照射删除等方法。介质销毁分为物理销毁法和化学腐蚀法。物理销毁法包括消磁、泡水、焚毁、分解、研磨、电脉冲等。化学腐蚀法是指通过盐酸、醋酸、硫酸等腐蚀性液体喷涂或浸泡达到销毁介质的目的。

销毁要求。档案销毁需要满足以下3个要求：一是指定场所。档案销毁应当在指定场所进行。电子档案和档案数字复制件需要销毁的，应当在指定场所销毁离线存储介质。机关档案的销毁，无论是涉密还是非涉密档案，一般建议在保密行政管理部门设立的销毁工作机构或者指定的单位销毁，不建议自行销毁。二是彻底销毁。《规定》要求，电子档案和档案数字复制件需要销毁的，应当确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。对于传统载体档案的销毁工作，也应彻底销毁，不得私自留存或作为废品出售。三是留存记录。档案销毁后，销毁清册应当永久保存。电子档案和档案数字复制件销毁时，应当留存电子档案和档案数字复制件元数据，并在管理过程元数据、审计日志中自动记录销毁活动。

涉密档案的销毁，应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》等规定，使用符合国家保密标准的销毁设备和方法，确保国家秘密信息无法还原。

鉴定销毁善后处理

档案完成鉴定销毁后，要做好以下4项善后处理工作：一是变更保管期限。档案经鉴定不予销毁、重新划定保管期限的，应对相关检索工具按照鉴定结果进行调整。二是注销销毁档案。要在档案登记簿、档案移出登记簿中将已销毁档案进行登记，并在相关检索工具中注销。三是重新整理排架。归档文件、案卷内文件部分销毁的，应对留存档案进行调整或重新整理，并调整排架次序。四是鉴定销毁记录。鉴定销毁工作结束后，应将档案鉴定工作表按编号顺序排列装订成册，连同档案销毁清册、鉴定工作报告等材料组成档案鉴定类材料，纳入全宗卷管理。

作者单位：国家档案局

文章来源：《中国档案》2019年第9期