公文文件格式管理规定

　公文格式即公文文件规格样式，是指公文文件中各个组成部分的构成方式，如何制定相关管理规定呢 下面我给大家介绍关于公文文件格式管理规定的相关资料，希望对您有所帮助。

公文文件格式管理条例

　第一章 格式管理规定

　第一条 公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成。

　第二条 公文眉首一般包括文件名称、发文字号、签发人等内容。

　1、文件名称 由发文部门全称或规范化简称加 文件 二字，用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，发文字号之上，居中。两个以上部门联合行文，主办部门应排列在前。

　2、发文字号 包括部门代字、年份、顺序号，置于文件名称之下、横线之上、左对齐。几个部门联合行文，只标注主办部门发文字号。

　3、签发人 向上级部门报送的文件，要由主要负责人签发，主要负责人外出时，由主持工作的负责人签发。签发人姓名置于发文号的同行右端。

　第三条 公文正文部分一般包括标题、主送部门、内容、附件、发文部门、发文日期、印章等。

　1、标题 置于眉首之下、主送部门之上、居中。标题一般应当标明发文部门名称、事由、公文种类，要准确、简要地概括公文的主要内容，标题中除法规、规章名称和书名外，一般不用标点符号。

　2、主送部门 是指公文的主要受理部门，应当使用全称或规范化简称、统称。一般置于标题之下、正文之上、左端顶格。一般普发公文，可主送几个以上部门;向上请示，一般只写一个主送部门，不宜多头主送，以免责任不明。如需同时送其他部门，可用抄送形式。

　3、内容 是公文的主体，要求情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字简炼、得体。公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。

　4、附件 正文的补充说明或有关参考资料。附件名称标于正文内容之后、发文部门之前，注明附件名称和件数。附件与主件合订在一起，并在正文之后。

　5、发文部门 又称落款。落款应当用全称或规范化简称，置于正文内容末尾的右下方。几个部门联合发文，应将主办部门排列在前。

　6、发文日期 一般署会议通过日期或***签发日期;联合行文，署最后签发部门***签发日期;法规性公文，署批准日期，发文日期应当以汉字写明年、月、日，置于发文部门署名的右下方。决定等不标明主送部门的公文，发文日期加小括号置于标题下、居中。

　7、印章 除会议纪要外，应当加盖发文部门印章。印章盖在年月日的中上方，上沿不压正文、下沿略压年月日。如印章盖在正文内容脱离的空页上，要在该空页的左上方标 (此页无正文) 。联合上报的公文，由主办部门加盖印章;联合下发的公文，发文部门都应加盖印章。

　第四条 公文文尾部分包括主题词、抄送部门、印发部门、印发日期、印刷份数。公文为函件时，文尾只包括主题词、抄送栏、份数等，且不注印发部门和印发日期;会议纪要用 分送 。

　1、主题词 反映文件主题内容的规范化名词或名词词组，置于发文日期之下、抄送栏上横线的左端。函、会议纪要等的主题词不用横线与抄送、分送栏隔开。

　2、抄送部门 除主送部门外，其他需要执行和知晓公文的部门部门。送往上级部门的为 抄报 ，送往同级部门或不相隶属部门的为 抄送 。抄送、抄报栏设在文尾主题词之下。

　3、印发部门、印发日期和印刷份数 印发部门是指印发公文部门的办公部门;印发日期是印发部门印刷公文的起印日期，一般印成年 月 日印 ;印刷份数是文件印刷的总数，一般是根据发放范围、归档份数、发文部门留用等方面的需要来确定，印成 共印 份 。印发部门、印发日期和印刷份数置于公文末页下端。印发部门和印发日期在同一行左右两侧，中间隔一定距离。印刷份数置于其下横线右下侧、印发日期的下方。

　第五条 公文排版格式 公文文字从左至右横排，左侧装订，公文用纸通常用A4型(210毫米 297毫米)，公文首页为印有眉头的公文纸。公文发文字号用小三号新宋体、左对齐，签发人右对齐;标题用小二号新宋体加粗、居中;内容用四号新宋体。发文部门署名与正文之间空2-3行，字体为四新宋体。

　联合行文，发文部门署名分二行，中间空1行，等宽，发文日期用四新宋体;主题词用小四号新宋体加粗，词与词之间空一格，不加标点，左对齐;抄送栏全部为小四号新宋体，左对齐。打印、校对栏五新宋体。页边距：上、下各1.5厘米，左、右各2.5厘米。

　固定值25磅行间距。结构层次序号要准确、清楚，第一层为 一 ，第二层为 (一) ，第三层为 1 ，第四层为 (1) ，括号外不能有标点。如果用 第一条 的形式表示，则下面的层级依次为 1 、 (1) 、 ① (①后不应有标点)，同级层号后的标点应统一。(公文排版格式见附件)

　第二章 行文规则

　第六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。上级、领导请示问题，应做到一文一事，不得将请示事项夹在报告中。请示一般应明确一个主送部门，不要多头主送，不要同时抄送下级部门。

　第七条 对平级的、没有领导或指导性关系的部门，不能发决定等指示性公文。 第八条 凡涉及其他部门的问题，主办部门应当主动与有关部门协商。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。

　第九条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。擅自行文，上级部门有权责令纠正或撤销。

　第三章 公文办理

　第十条 公文办理分为收文办理和发文办理两大部分。 收文办理由收文登记、阅批、传递、催办、存档等环节组成。

　1、收文登记

　对收进的纸质或电子文件，由行政部门分别签收、流转、登记及反馈。

　2、阅批

　收文登记后，公文由行政部门行政经理提出拟办意见，转相关部门会签后，呈送领导阅批后，再由行政部门转相关部门承办或传阅。急件应即时阅批。

　行政部门作为文件的流转部门，对领导针对文件提出的问题要及时沟通与回馈，每位领导除参加会议、公出、沟通文件相关内容情况，应在4小时内将文件签批完毕，进行流转。因出差外出，每天必须进行一次公司电子类文件的审查、签批。

　3、传递

　各部门传送文件应由专人负责。

　4、催办

　各级文书工作人员应及时掌握公文运转和处理情况，对办理的公文要负责检查催办，承办的公文办理完毕后，应及时反馈，防止遗漏或延误。行政部门可对各部门公文处理情况有催办、督促和检查。

　5、存档

　文件会签、合同会签进行完毕后，打印、整理会签卡，并存档。

　第十一条 发文办理由拟稿、核稿、签发、编号、登记、缮印、校对、复印、发送等环节组成。

　第四章 附则

这是我们单位的公文格式规定，请参考：

公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分：

置于公文首页红色反线以上的各要素统称称眉首；

置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；

置于主题词以下的各要素统称版记。

《规定》中相关的名词解释：

规定中“字”是公文横向距离的长度单位。“1个字”指一个汉字的位置，即两个字符。

规定中“行”是公文中纵向距离的长度单位。“1行”是指本行字的下边缘到上行字的下边缘的距离。

文正文以3号字高度为一基准“行”，实际操作中正文每行的行距是30mm，标题以2号字高度为一基准“行”，实际操作中标题每行的行距是35mm。

图示中方框“□”指空一个汉字的位置，回车“ ← ”指空一行。

一、公文外观概况

（一）公文用纸

公文用纸采用国家规定的A4型白纸为标准。

其尺寸为宽210mm，长297mm。

公文用纸过白过黑、过薄过厚都不适宜，一般纸张的白度为85%－90%，纸张定量为60－80g/m2。

（二）公文页边与版心尺寸

公文用纸天头：即公文的上白边。是指版心的上边缘到纸的上边缘的距离，是37mm。

公文用纸订口：即公文的左白边。是指版心的左边缘到纸的左边缘的距离，是28mm。

版心尺寸：即公文中除页码外的文字部分。也即每页22行，每行28字的文字部分。　

版心尺寸宽156 mm，长225mm。

（三）公文首末页版式：指公文中各要素的排列顺序

《国家行政机关公文格式》中对公文的首末页版式作了严格规定。

下面结合图示一一讲解公文中各要素的排列顺序。

第14页图示1，是除上报公文外公文首页版式。

即对下级机关、平级机关或不相隶属的机关发文的版式

图示中，发文机关标识上边缘距纸的上边缘62mm

发文字号距发文机关标识为3号字的两基准行的距离，居中排版

标题距红线空2行，距主送机关空1行

第15页图示2，是上报公文首页版式。

即下级机关对上级机关上报公文的版式。

图示中，发文机关标识上边缘距纸的上边缘117mm。

发文字号距发文机关标识为3号字的两基准行的距离

发文字号距左空1字，签发人距右空1字

发文字号距红线4mm的距离

标题距红线空2行，距主送机关空1行

第16页图示3，是公文末页版式。

图示了附件、成文日期、附注、版记在公文中的位置。

附件：距正文之下空1行，左空2字。

印章：单一机关制发文件的成文日期，一般在正文之下2行，

有附件的在附件之下2行，距右空4字。

联合下发公文的成文日期，在最后一排印章之下标识。

附注：在成文日期下空1行，距左空2字

版记：置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。（不含附件正文）。

（四）公文排版

1、 文字从左至右横排，每页22行，每行28字。

如何设置版心尺寸？

怎样将每页22行，每行28字的版心

放在上白边是37mm，左白边是28mm的位置呢？

在Word文档中经过反复调试，总结出公文默认排版的方法，

见第10页的附件1 ： Word文档设置版心尺寸的排版方法

在新建Word文档中，设置版心尺寸的排版方法：

第一步：在“文件－页面设置－页边距”中设置：

上：3.0厘米；左：2.5厘米；页眉：

1.5厘米；

下：3.0厘米；右：2.4厘米；页脚：2.2厘米； 点“默认”。

第二步：在“文件－页面设置－文档网络－指定行网络和字符网络”设置：

每行：28个字符；　每页：22行； 点“默认”。

第三步：在“格式－字体－字符间距”中设置：

间距：标准；　位置：标准；

调整字体的间距：空白；

如果定义了文档网络，则对齐网络：空白；　点“默认”。

此方法设置好后，每建一个新文档，都会按此格式排版，不用重新设置。

如果修改旧Word文档，先按“Ctrl＋A”，再操作以上程序。

2、公文字体字号的设置：

秘密等级、保密期限、紧急程度：3号黑体。

发文机关标识的字号，每个字一般宽度小于15mm，长度小于22mm，

以醒目、美观为原则。

为了统一全市交通系统的发文机关标识，

推荐使用华文中宋宋体加粗48号。

字数过多的可将字体拉长，“格式－字体－字符间距－紧缩”。

发文字号、“签发人”：3号仿宋；签发人姓名：3号楷体。

2号华文中宋宋体加粗。

主送机关、正文、附件、成文日期、附注：3号仿宋。

正文中各级

一级3号黑体。大写数字加顿号标识： 一、　二、

二级3号楷体。带全角括号的大写数字标识：　（一）（二）

三级3号仿宋。阿拉伯数字加圆点标识： 　1.　2.

四级3号仿宋。带全角圆括号的阿拉伯数字标识：

（1）（2）

“主题词”：3号黑体；　词目：3号宋体。

抄报、抄送、印发机关、印发日期、共印份数：3号仿宋。

页码：4号半角白体阿拉伯数码。白体即无字体。

附件正文：的标题及内容的字体字号同正文部分，即标题是2号华文中宋，正文是3号仿宋，各级标题的字体字号也同正文部分。

（五）公文印刷与装订

公文印刷为双面印刷，页码套正，两面版心误差不超过2 mm。

墨色均匀，字面整洁。

公文装订为左侧装订，骑马订或平订。

二、公文中各要素标识规则

（一）公文份数序号

公文份数序号是将同一文件印制若干份时每份公文的顺序编号，

一般“绝密”、“机密”级公文应当标识公文份数序号。

如需标识公文份数序号，

用3号阿拉伯数码顶格标识在首页版心左上角第1行。

（二）秘密等级和保密期限

3号黑体。

涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。

秘密等级分为“秘密”、“机密”、“绝密”。

一般是由拟稿单位初步拟定，办公室审核把关。

如需标识秘密等级，顶格标识在首页版心右上角第1行，两字之间空1字。

如需同时标识秘密等级和保密期限，顶格标识在首页版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用红五星“★”隔开。

（三）紧急程度

3号黑体。

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

紧急程度顶格标识在首页版心右上角第1行，两字之间空1字。

如需同时标识秘密等级和紧急程度，

秘密等级顶格标识在首页版心右上角第1行，

紧急程度位于其下第2行。

（四）发文机关标识

推荐使用华文中宋48号。

发文机关标识是由发文机关全称（或规范化简称）＋“文件”构成。

联合行文时应使主办机关名称在前，

“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。

如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

（五）发文字号

3号仿宋。

由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机关代字后不加“字”。年份、序号用阿拉伯数字。

年份标全称，用“[ ]”括入。序号前不加“第”。序号不虚位。

例：廊交[2005]5号，廊交办[2005]8号。不应标识为：

廊交字[2005]第5号，廊交办 [2005]008号。

发文字号距发文机关标识下空2行，在红线上方4mm处（上下不差2mm）。

发文字号在上报公文中距左侧空1字，在其它文种中居中。

联合行文只标明主办机关发文字号。

（六）签发人

“签发人”三字：3号仿宋；签发人姓名：3号楷体。

凡上报公文需标识签发人姓名（请示、报告、意见）

签发人应为本单位的主要负责人或主持工作的负责人。

签发人平行排列于发文字号右侧，距右侧空1字。

签发人与签发人姓名之间用全角冒号分隔。

如是联合上报文件，主办单位签发人姓名置于第1行，

其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，距红线4mm。

（七）标题

华文中宋2号。

标题位于红线之下空2行，主送机关之上空1行，居中排版。

标题为多行时，各行词意完整，排列对称，间距恰当。

词意完整意思是指不将一个固定的词或词组在标题排版时拆成两行。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，专用名词标点符号除外。

例1：“十.一”；“5.18”等专用名词术语

例2：“转发省交通厅、物价局”中间顿号可用空格隔开。

转发上级文件时，标题中只写最高一级机关文件的标题内容，而被转发文件的文号可放在正文中注明。如市局转发省交通厅《关于转发交通部<关于加强养路费征稽管理的通知>的通知》的通知，所拟标题可以这样写：关于转发交通部加强养路费征稽管理的通知。

错误案例如：关于购置办公设备的申请请示

关于绿色通道畅通的建议意见

关于廉政勤政的规定的通知

关于印发102国道绿化的实施方案的通知

我局与市水利局或河北省国土局的《关于….的函》误写为请示（平级单位或不相隶属单位之间用函）

1、本机关印发文件的标题是由“关于”＋公文的主要内容＋文种构成的。

例1：关于下达2005年养路费征收计划的通知

关于经费补贴的请示

关于对××线施工图设计文件的批复

例2：常见的错误公文标题有：

关于印发××的实施方案　（其错误是缺少文种）

2005年度工作总结（其错误是缺少“关于”和文种）

例3：关于××的请示报告

2、转发文件标题是由

“关于转发”＋被转发机关名称＋原文件名称＋“的通知”构成。

例3：关于转发省交通厅加强…意见的通知

如用书名号，则引用标题要与原文一致。关于转发省交通厅《关于加强…意见的通知》的通知

3、如被转发文件仍是转发文件，则被转发机关名称标识最高级机关。

例4：如果要转发省交通厅的文件关于转发交通部

《关于印发竣工验收办法的通知》，

所拟标题为：关于转发交通部《关于印发竣工验收办法的通知》，正文中先将各级被转发文机关写明，后写原文标题，后写最低一级发文机关的原文号。

4、如被转发文件是联合发文或被转发机关名称过长，

则被转发机关名称可省略。

5、有的单位为了省事或因原文件标题太长，

将被转发文件的发文字号作为标题，这样作有两个弊端：

一是标题体现不出公文的主要内容；

二是文件归档后不便于查寻检索。　所以最好不用此方法拟标题。

6、标题中的文种要使用规范。

（八）主送机关

3号仿宋。

位于标题下空1行，左侧顶格，回行时仍顶格。

各主送机关之间用逗号，最后一个主送机关后用全角冒号。　

两个完整的单位之间用逗号相隔。如：大城县公路站，文安县公路站。

两个不完整的单位之间用顿号相隔。如：各县（市、区）交通局、公安局。

（九）正文

3号仿宋。

在主送机关下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

如是转发文件，应在正文中写明被转发文件的原文号。（发文机关－标题－原文号）

（十）附件

3号仿宋。

公文如有附件，应标识附件和名称。

附件距正文之下空1行，左空2字。

1、附件与附件名称之间用全角冒号。附件名称后不加标点。

如有多个附件用阿拉伯数字标识

例1：附件：

1. ××××××

2. ××××××

3. ××××××

2、附件正文在左上角标识“附件：”（有序号的标识序号），

附件的序号和名称前后标识应一致。不能多字，也不能少字。

例2：正文附件标题为：2004年养路费超收留成计划安排表

附件正文标题为：2004年汽车养路费超收留成计划表

3、附件与正文一起装订。

4、本机关印发或转发文件不应标识附件。

在日常工作中，经常发现这样的现象，

即在本机关印发或转发的文件将印发文件或转发文件标识“附件”，

这样做是不正确的。

附件是附加说明正文内容的部分，

而印发文件和转发文件是文件的主体部分，

所以说印发或转发文件不标识“附件”。

（十一）成文日期

成文日期用大写数字标注。

标识方法：插入－日期和时间－语言“中文”－选择大写数字的年月日。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，

只标识成文日期，成文日期为***最后签字的日期，

在正文（有附件的在附件）之下2行，距右空4字。

联合下发的公文在落款处标识发文机关名称，

成文日期为最后签发机关负责人的签发日期，

在最后一排印章之下标识。

（十二）印章

1、单一发文的印章

印章上弧距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。

2、联合行文印章

联合上报的公文，只加盖主办单位的印章。

联合下发的公文，按发文机关标识顺序加盖印章，

印章两端不得超出版心，印章之间互不相交或相切。

3、特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下成文日期及印章位置时，

应采取调整行距、字距、删除空行或增加、减少公文内容的方法，

务必使印章与正文同处一面，

不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

4、会议纪要不加盖印章。

有***签字的明传电报也可不加盖印章。

（十三）附注

公文如有需要说明的其它事项可标识附注，

在成文日期下空1行，居左空2字，加全角括号标识。

凡上报的公文，应标识联系人和联系电话，标识格式如下：

（联系人：×××□联系电话：办电；手机）。

为确保公文在运转中的时效性，规定联系人不能为一般干部职工，需是本单位中层以上干部，如是市处代市局起草的公文，联系人须是副科以上干部；如是各县站报市的请示、报告，联系人须是副股级以上干部。

（十四）版记

版记应置于公文最后一面，

版记的最后一个要素置于最后一行（不含附件正文）。

版记中各要素之下均加一条横线（Word中使用“绘图”划横线），

横线宽度同版心。

版记中各要素的要求：

1、主题词

“主题词”居左顶格书写，后标全角冒号。

词目按照《交通部公文主题词表》标注（见附件：2），

不受类别限制，根据词目涵义由小到大，

从公文内容到文种，一般标注3到5个词目，词目之间空1字。

标引顺序：先标类别词，再标类属词。

在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。

当词表中找不到准确反映文件主题内容的类属词时，

可以在类别词中选择适当的词标引。

同时将能准确反映文件内容的词标在类别词后面。

例：《关于加强水土保持工作的通知》，

先标类别词“水利”，再标类属词“水土保持”，最后标“通知”

例：《关于深化科学技术体制改革的决定》

可标识“科技　体制　改革　决定”

词目不见得是标题中的词语，当主题词表中找不到准确反映文件内容的词目时，可根据内容添加词目，并在该词目后标识“△”，但主题词里不能超过两个“△”。主题词的最后一个词目是公文的文种。　

如：表彰　决定

下达　年度　计划　通知

转发　财务　支出　通知

工程　建设　函

2、抄报、抄送

公文中如有抄报、抄送，

位于主题词之下，印发机关及印发日期之上，距左右各空1字。

抄报、抄送不一定每个文件都有。

抄报机关应为上级机关，下级机关对上级机关的请示、报告不能抄报其它单位。但有两个例外，一是：几个单位联合上报的请示、报告，主送机关只能是一个，其它机关可在版记里抄报。二是：扩权县（市）交通局如对省厅上报请示、报告，可在版记中抄报市局。

抄送机关应为下级机关、平级机关或不相隶属的机关。上行文不得抄送其它单位。

抄报机关应为上级机关。

抄报机关之间用逗号分隔，

回行时与冒号后的抄报机关对齐，最后一个抄报机关后标注句号。

抄送机关应为下级机关、平级机关或不相隶属的机关。

抄送机关之间用逗号分隔，

回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标注句号。

3、印发机关及印发日期

位于主题词之下，有抄报、抄送机关的在抄报、抄送机关之下。

印发机关左空1字，印发日期右空1字，用阿拉伯数字标识。

4、共印份数

是版记的最后一个要素，

位于公文末页的末行（不含附件正文），

用全角括号标识，距右空1字（不标注拟稿人）。

（十五）页码

Word文档中不直接在菜单中插入页码，

而是在“视图－页眉和页角”里设置。

置于版心下边缘之下1行，

数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

页码奇偶页不同，单页码居右空1字，双页码居左空1字。

空白页不标识页码。

演示设置页码的方法：

第一步：视图-页眉和页角－页面设置－奇偶页不同

第二步：选择奇数页页角－插入“自动图文集”－页码

－页码及左右横线涂黑－4号字－居右空1字；

第三步：选择偶数页页角－插入“自动图文集”－页码

－页码及左右横线涂黑－4号字－居左空1字。