档案编目的步骤方法

档案编目的一般方法和步骤是：

①对档案进行著录和标引。可视档案的实际情况采取文件级著录或者案卷级著录。同时进行分类标引和主题标引，以形成目录的不同条目。中国制定有统一的《档案著录规则》、《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》，为各档案馆(室)进行编目提供了标准 。

② 进行目录的组织和编制。即对著录标引形成的条目进行编排，分别组成分类目录、主题目录、人名目录及各种专题目录(见档案目录)。档案馆指南、全宗指南、专题档案指南等报道工具，一般采用文字叙述形式而非条目排列形式，采取编撰方法而不采取上述方法。随着电子计算机的应用，为档案编目提供了便利(见计算机辅助档案管理)。

高职院校档案信息化建设

文书档案整理与编目方法如下：

档案整理的基本方法有两种：

1、以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。

2、以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正件与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。

二、文书材料的整理

文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。

（一）以案卷为单位整理

以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。

1、分类

按照立档单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平时文书材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开：

（1）分年度：将文书材料按其形成或针对的年度分开。

（2）分保管期限：根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。

（3）分内容（1、分类别：将文件材料按立档单位档案分类方案中确定的一级类目和二级类目分开。

2、分问题：将文书材料按其内容所反映的问题再详细分开。

2、 组合（卷）

组合的基本要求：以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。

3、 编目

（1）卷内文书材料排列

卷内文书材料排列前，要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。

排列时，一般结合文书材料的形成时间、重要程度和彼此联系进行排列。排列时，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（诉讼档案除外）中结论性材料在前，依据性材料在后。

（2）编页号与盖档号章

卷内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。页号的位置，正面在右上角，反面在左上角。

整卷装订的案卷，如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起，应在第一份文书材料首页的右上方，加盖档号章。档号章的式样如图1所示；单份装订的案卷，应在卷内每份文书材料首页的右上方加盖档号章。档号章的式样如图2所示。填写方法是：

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

目录号：对每一本案卷目录的编号。

案卷号：对每一个案卷所的编号。

件号：对案卷中每一份文书材料的编号。

高职国家示范骨干院校同类专业建设资料,建筑系

高职院校档案信息化建设

高职档案信息化管理所带来的学校管理提升是显而易见的，较低的待遇和不专业的信息化系统吸引不到专业的人才加入，需要加大对学校档案信息化的投入，同时提高档案管理人员的工资待遇和升迁通道，有助于人才水平的发挥。

摘要

高职院校档案信息化建设，能够有效促进高职学校的档案的整理、收集、保管等综合管理的先进性，从多方面为高职院校档案管理提供有力的数据支持和技术保证。在实际工作中，我们要从观念上转变对档案信息化的重视程度，加大档案管理建设的投入吸引专业人才的加入，增强档案专业人才的培训和软件开发的应用。

关键词

高职院校档案信息化建设

随着国家对技术人才的重视，高职院校迎来了前所未有的发展环境，无论从国家政策的倾斜，还是企业对高职人才的追捧，毕业生的就业形势越来越好，相应的报考高职院校的学生越来越多，学生的大规模增加以及院校自身建设规模的扩大，都给高职院校的档案管理工作带来了新的挑战，然而随着计算机和网络的普及，高职院校可以充分利用这些先进信息化资源，有效促进高职学校的档案的整理、收集、保管等综合管理的先进性，从多方面为高职院校档案管理提供有力的数据支持和技术保证。本文着重从高职院校的档案管理现状以及未来信息化在档案管理应用上做出一点见解。

一、高职院校档案信息化管理的`现状

目前，信息化管理是开展档案管理的主要发展方向，高职院校的档案管理工作也有了更多的进步，但依然存在一定的不足之处，具体表现在：

1、高职院校档案信息化管理意识淡漠。现在的高职院校在档案信息化管理上还存在重视程度不足，意识淡漠的现象。有的高职院校因为种种原因，在信息化管理的道路上行动缓慢，原先的老旧档案管理模式已经跟不上形式的发展，而新的信息化档案管理模式没有跟上，档案管理主管部门还是以传统的认识看高职档案的管理和作用，这种管理意识上的落后，对学生人才的管理，学校的各项事务性管理造成了不小的影响，已经不能跟上档案管理的前进脚步。

2、档案管理专业职业吸引力不足留不住专业人才。档案管理专业人才可以有效提升整个院校的档案管理的档次和水平。由于档案管理人员的工资待遇没有较强的吸引力，同时由于在职位升迁，职称评定中和院校的专业教师没有竞争优势，所以在档案管理人才的引进上和专业人才的使用方面还存在着“引不进来，留不住”的尴尬境地。现在从事档案管理的人员大多以临近退休人员或者不具备信息化管理能力的人员担任，人才的缺乏阻碍了档案信息化管理的发展。

3、现有的信息化档案存在信息准确性不足和开发利用上的缺失。信息采集和录入工作是整个档案信息工作的基础，也是整个信息能否顺利开展延伸服务的重点，在档案输入的初期有存在档案输入不严谨，反映在档案上就出现了需要用时调不出真实信息的现象。在现有的已经开发档案信息处理软件的使用上，还存在档案管理人员不了解软件其它附属功能的现象，还有的开发软件的开发商对实际使用调研不足，出现了实际使用中信息使用不匹配的现象，这些细节问题与高效实用的软件开发要求不相符。

二、高职院校档案信息化建设的思考

推进高职档案管理的信息化进程，能很好的解决当前档案管理方面的各种困难，让高职院校的档案管理工作变得更加科学，可以从以下几个角度入手：

1、观念上的转变是解决高职院校档案管理的首要条件。高职院校的档案管理发展离不开相关人员的细想一时的转变，在高职院校比较发达的地区，档案管理已经与学校的管理创新相结合，走出了一条快速发展之路，相关院校可以组织管理人员到高职管理模式发展较好地区学习先进的经验和管理模式，将相关经验结合本院校的实际情况进行整合，推出适合自身发展的管理模式。同时上级主管部门可以将信息化档案管理作为学校发展的重要技术指标来纳入考核，督促学校加紧建设信息化档案管理平台。

2、加大档案管理建设的投入吸引专业人才的加入。高职档案信息化管理所带来的学校管理提升是显而易见的，较低的待遇和不专业的信息化系统吸引不到专业的人才加入，需要加大对学校档案信息化的投入，同时提高档案管理人员的工资待遇和升迁通道，有助于人才水平的发挥。硬件软件设施可以采取向上级部门争取一定的专项资金，利用资金建立或者改造平台。人员的待遇问题需要学校相关领导对学校的工资基数和职称评定分数进行调整，制定公平的人员管理机制，提高档案管理人员的工作动力。

3、增强档案专业人才的培训和软件开发的应用。专业的培训可以有效提高信息化准确性不足的问题，输入信息不准确主要是对软件使用不熟练造成的，可以安排软件开发者与学校的管理人员进行一对一的或者是讲座形势上的授课和交流，将软件的特点和细节了解清楚。加强软件开发与未来学校发展信息需求的联系，着眼未来，使档案管理跟上学校发展的节奏。

三、结束语

总之，纵观国际工业强国的立国之本，就是以高职毕业生为主的人才，我国在高职人才的使用上还存在人才的信息不透明，企业对信息的真实性存在质疑等问题。这些问题需要管理部门提高认识，深化档案管理部门的服务理念，加强档案管理信息化制度化的建设来解决。

参考文献

[1]张海燕.大数据时代用户需求视角下高职档案信息服务模式应用的研究[J].电子技术与软件工程.2015(07)

[2]郭玲.网络环境下高职院校档案信息资源共享模式与策略研究[J].办公室业务.2016(08)

国家示范性高职院校

最好的是四川建筑职业技术学院，隶属四川省建设厅，西南五省建筑系统共建的一所大学。国家示范高职院校，有自主招生资格，全国50所就业经验典型大学之一（包括本科、专科，四川省仅此一所） ----专科层次公办专科（37所）---- 国家示范高职院校（6所） ①四川建筑职业技术学院（验收通过） ②四川工程职业技术学院（验收通过） ③四川交通职业技术学院（验收通过） ④成都航空职业技术学院（验收通过） ⑤绵阳职业技术学院（立项建设） ⑥四川电力职业技术学院（立项建设）四川省示范高职院校（4所） ①成都纺织高等专科学校（立项建设） ②成都职业技术学院（立项建设） ③四川邮电职业技术学院（立项建设） ④四川机电职业技术学院（立项建设）国家骨干高职院校（5所） ①成都纺织高等专科学校（立项建设） ②成都职业技术学院（拟立项建设） ③四川邮电职业技术学院（拟立项建设） ④四川机电职业技术学院（拟立项建设） ⑤宜宾职业技术学院（拟立项建设）公办普通高职高专院校（26所）阿坝师范高等专科学校、四川幼儿师范高等专科学校、四川中医药高等专科学校、成都电子机械高等专科学校、四川烹饪高等专科学校、成都农业科技职业学院、四川财经职业学院、四川商务职业学院、四川工商职业技术学院、四川艺术职业学院、四川水利职业技术学院、四川航天职业技术学院、四川司法警官职业学院 、四川管理职业学院、四川文化产业职业学院、四川化工职业技术学院、南充职业技术学院、内江职业技术学院、达州职业技术学院、眉山职业技术学院、泸州职业技术学院、乐山职业技术学院、雅安职业技术学院、四川职业技术学院、广安职业技术学院、四川信息职业技术学院 ----专科层次民办专科（10所）---- 成都艺术职业学院、四川天一学院、四川现代职业技术学院、四川托普信息技术职业学院、四川文化传媒职业学院、四川国际标榜职业学院、四川科技职业学院、四川华新现代职业学院、四川警安职业学院、四川城市职业学院

国际级示范性的高职有两批，一，国家示范性高职（第一批100所）二，国家骨干高职（第二批国家示范性高职100所）

国家示范性高职院校名单（100所）

北京(4所)

北京工业职业技术学院

北京电子科技职业学院

北京农业职业学院

北京财贸职业学院

上海(4所)

上海医药高等专科学校

上海公安高等专科学校

上海工艺美术职业学院

上海旅游高等专科学校

天津(4所)

天津职业大学

天津中德职业技术学院

天津医学高等专科学校

天津电子信息职业技术学院

重庆(3所)

重庆工业职业技术学院

重庆工程职业技术学院

重庆电子工程职业学院

河北(4所)

邢台职业技术学院

承德石油高等专科学校

石家庄铁路职业技术学院

河北工业职业技术学院

山西(2所)

山西省财政税务专科学校

山西工程职业技术学院

内蒙古(2所)

内蒙古建筑职业技术学院

包头职业技术学院

辽宁(4所)

辽宁省交通高等专科学校

沈阳职业技术学院

大连职业技术学院

辽宁农业职业技术学院

吉林(3所)

长春汽车工业高等专科学校

长春职业技术学院

吉林工业职业技术学院

黑龙江(5所)

黑龙江职业学院

黑龙江农业工程职业学院

黑龙江农业经济职业学院

大庆职业学院

黑龙江建筑职业技术学院

江苏(7所)

南京工业职业技术学院

无锡职业技术学院

江苏农林职业技术学院

常州信息职业技术学院

苏州工业园区职业技术学院

南通纺织职业技术学院

徐州建筑职业技术学院

浙江(6所)

宁波职业技术学院

浙江金融职业学院

浙江机电职业技术学院

温州职业技术学院

金华职业技术学院

浙江警官职业学院

安徽(3所)

芜湖职业技术学院

安徽水利水电职业技术学院

安徽职业技术学院

福建(2所)

福建船政交通职业学院

漳州职业技术学院

江西(1所)

九江职业技术学院

山东(6所)

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威海职业学院

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淄博职业学院

日照职业技术学院

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贵州(1所)

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甘肃(2所)

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国家示范骨干高职立项建设院校名单地区拟立项建设院校名称拟启动建设年度北京市北京信息职业技术学院2010北京劳动保障职业学院2011天津市天津交通职业学院2010天津轻工职业技术学院2011天津现代职业技术学院2012河北省邯郸职业技术学院2010河北化工医药职业技术学院2010唐山工业职业技术学院2011秦皇岛职业技术学院2012山西省山西煤炭职业技术学院2010山西建筑职业技术学院2011山西职业技术学院2012内蒙古自治区内蒙古化工职业学院2010内蒙古机电职业技术学院2011辽宁省辽宁石化职业技术学院2010渤海船舶职业学院2011辽宁职业学院2012吉林省吉林交通职业技术学院2010黑龙江省哈尔滨铁道职业技术学院2010黑龙江工商职业技术学院2011哈尔滨职业技术学院2012上海市上海医疗器械高等专科学校2010上海电子信息职业技术学院2011上海出版印刷高等专科学校2012江苏省江苏畜牧兽医职业技术学院2010南通航运职业技术学院2010常州机电职业技术学院2011苏州工艺美术职业技术学院2011南京化工职业技术学院2011南京信息职业技术学院2012江苏经贸职业技术学院2012江苏食品职业技术学院2012浙江省浙江经济职业技术学院2010浙江旅游职业学院2010浙江交通职业技术学院2011杭州职业技术学院2012浙江建设职业技术学院2012安徽省安徽机电职业技术学院2010安徽电气工程职业技术学院2010安徽商贸职业技术学院2011安徽交通职业技术学院2012阜阳职业技术学院2012福建省福建信息职业技术学院2010福建林业职业技术学院2012泉州医学高等专科学校2011闽西职业技术学院2012江西省江西现代职业技术学院2010江西财经职业学院2010江西应用技术职业学院2011江西交通职业技术学院2012山东省滨州职业学院2010烟台职业学院2010济南铁道职业技术学院2011东营职业学院2011山东畜牧兽医职业学院2012青岛港湾职业技术学院2012济南职业学院2012河南省河南工业职业技术学院2010河南农业职业学院2010郑州铁路职业技术学院2011湖北省襄樊职业技术学院2010黄冈职业技术学院2010十堰职业技术学院2011鄂州职业大学2011武汉软件工程职业学院2012湖南省湖南大众传媒职业技术学院2010湖南科技职业学院2010湖南工艺美术职业学院2011娄底职业技术学院2012广东省顺德职业技术学院2010广东交通职业技术学院2010广东水利电力职业技术学院2011广州铁路职业技术学院2011广东科学技术职业学院2012深圳信息职业技术学院2012中山火炬职业技术学院2012广西壮族自治区柳州职业技术学院广西机电职业技术学院2010广西职业技术学院2011广西水利电力职业技术学院2012海南省海南经贸职业技术学院2010重庆市重庆电力高等专科学校2010重庆城市管理职业学院2011重庆工商职业学院2012四川省成都纺织高等专科学校2010四川邮电职业技术学院2011成都职业技术学院2012宜宾职业技术学院2012四川机电职业技术学院2012贵州省铜仁职业技术学院2010云南省云南机电职业技术学院2010陕西省陕西国防工业职业技术学院2010陕西铁路工程职业技术学院2011陕西职业技术学院2012甘肃省酒泉职业技术学院2010兰州资源环境职业技术学院2011武威职业学院2012青海省青海交通职业技术学院2011宁夏回族自治区宁夏工商职业技术学院2010新疆维吾尔自治区新疆轻工职业技术学院2010乌鲁木齐职业大学2011

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