预支差旅费的会计分录（行政文秘差旅安排应知应会6件事）

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01 差旅安排事项

02 安排注意事项

03 酒店预订工作

04 票务预订工作

05 应急处理工作

06 差旅费用管理

行政文秘

差旅安排事项

1．差旅事项管理

由于工作需要，领导经常会出差、旅行。每次出行之前，文秘人员都要为其做好大量的准备工作。首先，文秘人员应了解差旅包括的事项，具体内容如下。

差旅计划差旅申请差旅审批出境差旅管理差旅登记差旅准备差旅费用预支差旅费用报销

2．差旅事项说明

在安排差旅事项时，文秘人员应当对具体该安排的事项心中有数，有条不紊，各项事项具体应做的工作如下。

安排注意事项

安排好领导及企业员工的差旅，是行政文秘的一项重要工作。在安排过程中，一定要细心谨慎，制定周密的出行计划，做好票务、酒店的预定工作，准备好携带物品，协调领导的工作与休息时间，安排领导走后的工作，不要让领导和相关员工带着疲惫和牵挂出差。

差旅安排的具体注意事项如下。

1．制定出行计划

◎ 周详的旅行计划是领导顺利完成工作任务的重要前提

◎ 旅行计划主要考虑时间、地点、交通工具、携带文件、费用和具体安排事项

◎ 编写旅行计划书

2．预定票务

◎ 查看最新的时刻表，以防订不上票，多种渠道订票

◎ 根据出差人员的级别定制相应待遇的车票或机票

◎ 在旅行日程上注明其它交通工具的具体时间供灵活地换乘

3．食宿安排

◎ 据领导的个人喜好和习惯安排住宿

◎ 预定交通方便，环境安静整洁，费用经济的酒店

◎ 了解酒店食宿的条件设施，注意安全

4．携带物品

◎ 工作所需要的文件如谈判合同、协议书、产品资料和演讲稿等

◎ 旅途中所需的生活用品

◎ 各类证件

5．工作安排

◎ 要让领导在出差前对公司的事情作个安排

◎ 为领导做好出差准备

◎ 动身当天，要安排好送领导的车

酒店预订工作

1．酒店预订工作的内容

为了保证出差人员工作与生活的需要，酒店预订工作就显得尤为重要，这关系到出差人员的食宿问题，只有休息好才能更有效率的工作，预订酒店工作的具体内容如下。

地点选择

工作方便、交通便利，环境整洁安静，费用经济

食宿配套、安全

客房预订

根据领导要求预订酒店

预订所提供的信息，如住宿者姓名、抵达时间与退房时间及对房间的要求

2．酒店预订的方法

预订酒店的方法有很多，文秘人员在预订酒店常用以下3种，具体如下。

◎ 旅行社预订，旅行签约的酒店相对固定，适用于旅游旺季酒店难以预订的情况，此种方法需向旅行社支付一定手续费

◎ 网络预订，文秘人员直接上网预订，方便快捷

◎ 电话预订，领导确定某一酒店，文秘人员通过直接向该酒店预订

差旅

票务预订工作

1．预订票务

文秘人员在准备预订票务之前，先要明确领导的目的地，还要与领导商定选择出行的交通工具，预订票务。票务预订的方式有很多，无论以何种方式订票，文秘人员都需要掌握如下信息

预订

◎ 了解出差的目的地，合适的启程时间、中途停留地、出发与到达时间

◎ 掌握领导喜欢的交通工具的详细信息，希望的座位等级

◎ 是否需要往返交通服务，是否需要出租车

◎ 希望住什么等级的宾馆和房间

◎ 是否有特殊要求，如远程通讯设施

取消预订

◎ 若领导改变出行计划，文秘人员要把未用过的票退回去并请求退款

◎ 如果时间很紧，可以打电话取消预订，并发传真或邮寄一封确认信

2．取票

文秘人员拿到所订票后，要仔细核对，看是否与订票时提出的要求有出入。文秘人员需着重核对如下信息

到达的城市是否无误出发时间是否符合预定要求机票（车票）是否完整无缺航班号或火车车次是否正确机票（车票）是否与预订相符飞机（火车）是否在预订的地点启程

应急处理工作

1．紧急情况的预防措施

领导出差期间，公司可能会出现意想不到的事情，一旦出现紧急情况，文秘人员应减少其带来的风险，使损失降到最低。通常，文秘人员要做好以下6个方面的预防措施。

◎ 确定事发后的责任人，对紧急情况进行处理

◎ 提前进行紧急情况模拟演练，测试紧急情况的处理程序是否合适

◎ 定期并对所有工作人员培训，了解发生紧急情况时如何处理

◎ 定期检查和更新设备，保证相关设备可以随时处理紧急情况

◎ 明确各级管理人员在紧急情况下的任务和职责，情况一旦发生，各负其责

2．紧急情况的应对措施

紧急情况随时都可能发生，文秘人员应做好应对各种紧急情况的准备，对于不同的紧急情况的应对措施如下。

3．常规紧急情况处理

（1）所有紧急情况文秘人员都应如实报告和记录。

（2）根据紧急情况的性质，文秘人员要求填写“事件情况记录表”。

（3）文秘人员应立即将事件报告给领导或安全主管，获取事件涉及人员的完整记录，同时保证采取相应措施消除隐患，以便处理有关赔偿的法律案件。

4．人身伤亡事故或自然灾害情况处理

如发生伤亡事故或自然灾害，则应用下列的表对事故情况作出记录。

（1）工伤情况报告表。

（2）突发灾害报告。

行政文秘

差旅费用管理

1．差旅费控制的关键点

差旅费是公司员工因公出差期间所产生的交通费用、住宿费用和杂运费等各项费用。差旅费控制的关键点如下。

强化对差旅事项的信息化管理，提高出差效率，降低出差频率对费用指标实行月度分解，将费用指标下达到各个部门、各个员工将差旅费报销标准细化到个人及部门，规范差旅费的使用情况合理安排出差次数和人数，减少不必要的出差，节省差旅费规范差旅费报销的审批程序，杜绝虚报、冒领差旅费情况的发生对各部门需出差人员进行分类，排出时间表，合理安排工作进度和其他事项

2．差旅费申请流程图

为了有效控制差旅费，差旅费的申请有严格的要求，每一次差旅费的申请都要遵循其申请流程。

3．差旅费的报销

不同单位或部门对差旅费的具体开支范围的规定会有所不同，根据单位具体的规章制度，规定限额内的差旅费可以凭据报销。

出差报销管理制度

第1章 总则

第1条 目的

为规范员工出差报销管理工作，合理控制差旅费用开支，参照公司相关规定，特制定本制度。

第2条 适用范围

公司内部所有人员出差费用的报销管理均参照本制度执行。

第2章 差旅费报销管理

第3条 交通费报销

1．出差人员乘坐汽车、飞机、轮船及火车，原则上应出具运输部门的车船发票。

2．对于出差人员乘坐飞机要从严控制，若因任务紧急需乘坐飞机，事前须经公司总经理审批，机票由公司直接联系订购。

3．如出差人员随车到目的地，未发生车船票，则不报销交通费。

4．出差人员出差期间，城市公共交通费凭票报销，但须说明事因，注明起点至终点。

第4条 住宿费报销

1．出差人员的住宿标准依岗位级别确定，高层管理人员____ 元/天，中层管理人员____元/天，基层人员____元/天；如有特殊情况经总经理批准，可提高住宿标准；身兼多职的，按职别最高的标准执行。

2．由接待单位免费接待或无住宿费收据的，一律不予报销住宿费。

第5条 其他费用

1．出差人员的伙食补助费不分途中和住宿，按不同地区差异给予补助；一线城市每人每天补助____元，二线城市每人每天补助____元，三线城市每人每天补助____元。

2．市区内出差不论时间长短，均不发给出差补助费。可发给午餐补助费，超出市区范围的，发给出差补助费____元/天。

第6条 外出参加培训、重大活动或参加有关会议的人员，交纳的会务费、培训费已经包含食宿费用或由公司安排食宿的，不得再报销该期间的食宿费用和获得出差补助。

第3章 差旅费报销有关注意事项

第7条 凡公司开展业务需发生费用时，均应事先申请，经部门经理同意，报公司分管副总批准后方可办理或执行。未经批准或超过预算范围内的费用、支出，财务部门有权拒绝办理，且费用由个人自理。

第8条 车票遗失的须书面说明情况（注明乘坐的交通工具、起票地点、时间和票价等）并由其部门经理签字证实后予以报销。

第9条 出差人员应在回公司后____天内报账，需延期报销的应有书面申请并由主管领导审批。

第10条 出差人员必须认真执行任务，在指定出差地点、区域内积极主动地完成任务，凡乘出差之机因私事绕道或往返中增加停留地点所发生的车票、住宿费一律不予报销，同时，也不享受办私事期间的伙食补助费。

第4章 附则

第11条 本制度的最终解释权归行政部。

第12条 本制度自颁布之日起执行。

4．差旅的相关表格

（1）年度出差计划表

（2）出差准备费用表

（3）出差申请审批表

（4）员工出差登记表

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