会计信息采集问题（解读）

2020年3月、6月、11月财政部、国家档案局连续发布财会【2020】6号文、《关于电子会计凭证报销入账归档的通知》、《中华人民共和国档案法》、《电子档案单套管理一般要求（征求意见稿）》，明确电子发票、行程单、银行回单等多种电子会计凭证可以仅以电子形式报销入账归档。

此后，2021年，《档案法》明确电子档案与传统载体档案具有同等效力。同年，国家档案局、 国家税务总局等四部门联合开展了增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作。

数字经济时代，企业业务往来愈加频繁，大量的会计凭证随之产生，而传统的会计档案管理方式管理成本高、工作量大、效率低下等问题，且与已迈向智能化的财务系统愈发割裂，信息孤岛现象凸显。

这些无疑不在释放着同一个信号：企业档案管理数字化、无纸化是大势所趋。

企业档案管理面临着哪些挑战？

作为记录和反映业务流转的重要依据，会计档案长时间以来沿用纸质档案管理模式，在保管和利用的过程中为财务部门档案管理带来了诸多挑战：

挑战一：需打印存储，管理成本高；

挑战二：归档、检索、借阅、鉴定效率低，未能实现信息共享；

挑战三：记录不完整或不规范，难以追溯；

挑战四：纸质文件保管困难，易遗失，易篡改。

为解决传统会计档案管理痛点，助力企业推进档案数字化转型，加强财务精益管理，实现降本增效，胜意费控云升级财务电子档案产品解决方案，支持各类原始单据、审批记录、消费记录、发票、附件、凭证等资料的自动采集、存储归档、查看调阅、档案移交的档案全生命周期管理，助力企事业单位高效合规管理电子会计档案。

胜意费控云电子档案全面提升财务价值

胜意费控云建立自动归档机制，利用RPA技术对业务全流程资料进行自动、快速归档，归档范围覆盖单据、票据、合同、银行回执单、凭证以及所有相关附件，系统自动处理，保障归档的完整性，避免资料的遗漏，真正实现无纸化办公，释放档案管理人员，提高企业效率。

01会计档案归档

使用前：档案收集整理流程规范性较差，电子档案管理难以落实，无法确保档案材料的真实性、可靠性、完整性，影响档案利用。企业需花费大量人力进行打印、凭证和原始单据匹配、凭证装订的工作；

使用后：企业可根据实际需要，对归档时间节点、各类单据合同等归档类型、档案存储地址、档案数据权限等进行灵活设置。

档案规则配置完成后，胜意费控云以业务类型为线条，将此业务类型发生的所有经济活动对应的单据、票据、合同、银行回执单、凭证、以及所有相关的附件，生成应归档清单。按凭证入账时间，启动归档机器人，根据归档清单，自动将单据信息、电子发票、电子会计凭证、合同、银行回单等资料推送至档案系统，进行一一归档，达到“应归尽归”的目的。

没有匹配到自动归档规则的，属于异常归档，可以重新归档处理，集团下不同法人公司的电子档案归档情况一清二楚。

02会计档案存储与借阅

使用前：信息存储无索引关联，查阅耗时费力，调阅成本高，存在丢失风险及安全隐患；

使用后：归档完成后，通过搜索引擎进行全文检索，同一档案的所有相关联资料、影像均可关联查询与展示，十几种维度过滤条件精确检索需要的档案资料，支持自定义查询模板，也可直接输入关键词进行检索，精确定位所需要的档案资料。线上电子档案与实物档案一一关联，便于快速定位找到对应的档案资料。

归档大数据让归档情况一目了然，便于档案管理者更快分析决策，实现档案管理目标的动态调整与持续优化。

胜意费控云通过采取电子签名、数字加密、安全认证、权限设置等技术手段,保障电子档案安全。针对特定的卷库、案卷、文件，可设置借阅范围和权限，限制可查看资料范围，档案操作动作均在平台清晰留痕，通过档案日志可查看详细记录，方便后期追溯，防止隐私泄露。

胜意费控云将不断推进电子会计档案产品迭代，持续进行科技化创新，帮助企业积极应对会计资料归档难题，重塑会计资料归档流程，助力企业财税数字化转型升级，让更多企业享受到智能化、数字化带来的巨大价值。