检讨书格式（如何贯彻Excel格式原则）

继续看《为什么精英都是Excel控》的第一章第六节，《在公司内部贯彻格式原则》。

到目前为止，我们已经说明了正确格式的标准和设定的方式，但光是制定一套格式原则还不够，如何贯彻格式原则才是最重要的。

想想我们平时工作，我们制作Excel表格时是否无法完全遵循既有的格式设定，或是在碰到想不起格式原则的时候便随便应付过去。

然而，如果一直对格式采取如此草率的态度，那我们好不容易才制定出来的格式，因为无人遵循而变得毫无意义。

也许我们还没有统一的Excel格式，那我们可以想想公司的一些规章制度，是不是有很多因为我们没有遵守而流于形式呢，道理都是一样的。

为了避免这种结果，作者强烈建议通过以下三个步骤，让格式原则在公司内部得以贯彻。

1. 明文规定格式原则。

2. 团队成员之间互相纠正格式的错误。

3. 定期检讨原则。

明文规定格式原则。

第一项“明文规定”的意思，就是制作一本详细的原则手册。这个算是技术性工作，比较简单。

制作好了手册后，比较难的就是执行了。即如何让大家坚决的执行这个原则手册。

作者给出了几个方法：

首先是通过公司内部的培训课程，让员工知道有这些规定。

另外，活用外部讲师也是一种能够有效贯彻公司内部原则的方法。

这个可能和各个公司具体的情况不一致，主要的目的就是让员工清晰的了解原则，并严格的执行。而避免任何的例外的情况发生。这让我想起了《大秦帝国》里的商鞅变法，如何彻底的执行变法并持续下去才是变法能否成功的关键。

团队成员之间互相纠正格式的错误

第二项的“团队成员之间互相纠正格式的错误”，指的是公司同事之间互相查看对方制作的表格，如果有格式错误的地方便互相纠正。

而相互纠正需要注意即使是非常细微的错误，也绝对不能容许。因为一旦开始容许出现细微的格式错误，而人们对细微的理解不同，有的人认为芝麻大小是细微，而有的人却可能认为花生大小是细微，而我们相互纠正就是不同的人们互相纠正，久而久之，“细微”的格式错误就会越来越多，越来越大，最终就会导致整体的格式都走样了。

团队需要形成一种文化，就是格式是大事，而不是小事，如果每个团队成员都这么认为的话，再加上互相检查的制度，那团队全员就会形成这样的观念：“格式的松懈，就是心态的松懈”，“格式的错误，是团队全体的责任”。

定期检讨原则

第三项是“定期检讨”，也就是定期确认或修正原则。在互相纠正错误的过程中，一定也会发现一些“那样做会不会更好”的可改善之处。因此要定期安排检讨会议，用来改善原本的原则。

具体的方法是指定一人为制定原则的负责人，这个人除了要制定原则，还要定期进行检讨工作。能够定期检讨是最理想的，如果希望团队能持续贯彻格式原则，最好有人在团队内负起鞭策的责任。

修正原则是很重要的，因为随着时间的推移或工作内容的变化，总会出现新的问题，如果没有实时的修正机制，则会出现大家无据可依的情况，那必然会导致不同的格式出现，而统一的格式原则也就名存实亡了。

作者提出大约半年的时机，即可使格式原则由规定变为常识，也是习惯成自然么，最重要的是，我们是否认为格式原则是个非常重要的事情呢。

在这部分的专栏里，作者从格式的角度来解释Excel表格粘贴到PPT中，需要转化成图片。虽然现在Excel表直接粘贴到PPT中后可以直接编辑，显得很方便，但是这个也是作者担心的地方，一份文件，有了多个编辑入口，那么哪个才是正确的版本，因此，作者强烈建议以图片的形式在PPT中展示Excel表格。

小结

本节，主要讲述了在公司以三个步骤来建立并维持Excel的格式原则：明确的格式原则，严格的遵守及相互纠正，定期检查更新。